Vận hành doanh nghiệp thường đồng nghĩa với việc phải xoay xở hàng chục tác vụ nhỏ, âm thầm chiếm hàng giờ mỗi tuần. Từ sắp xếp dữ liệu đến xử lý công việc lặp lại, những tác vụ này có thể làm chậm tiến độ của đội ngũ và khiến họ có ít thời gian hơn cho những việc thực sự quan trọng. AI có thể giúp doanh nghiệp giảm khối lượng công việc này bằng cách tinh gọn các quy trình thường nhật, phân tích thông tin và hỗ trợ các quyết định hằng ngày. Tìm hiểu cách ứng dụng AI trong doanh nghiệp có thể giúp các đội ngũ xác định những ứng dụng thiết thực và đưa AI vào quy trình làm việc hằng ngày.
AI có thể làm gì cho doanh nghiệp
AI không chỉ hữu ích cho các tác vụ kỹ thuật nâng cao. AI còn có thể giúp doanh nghiệp xử lý công việc hằng ngày nhanh hơn, khai thác thông tin hiệu quả hơn và giảm thời gian dành cho các quy trình thường nhật. Dưới đây là một số cách thiết thực mà AI có thể hỗ trợ doanh nghiệp:
Tự động hóa công việc lặp lại
AI có thể xử lý những tác vụ thường nhật tốn nhiều thời gian, như phân loại thông tin, tạo bản tóm tắt, sắp xếp tài liệu hoặc chuyển dữ liệu giữa các bước. Điều này giúp giảm công việc thủ công và cho phép nhân viên tập trung vào những nhiệm vụ cần nhiều sự chú ý và sáng tạo hơn.
Phân tích dữ liệu doanh nghiệp
Khối lượng dữ liệu lớn có thể khó và tốn thời gian để xem xét thủ công. AI có thể quét thông tin đó, phát hiện các mô hình, làm nổi bật những thay đổi quan trọng và chuyển dữ liệu phức tạp thành thông tin hữu ích, hỗ trợ các quyết định kinh doanh hằng ngày.
Hỗ trợ sáng tạo nội dung
AI có thể hỗ trợ tạo bản nháp đầu tiên cho bài viết blog, email, mô tả sản phẩm, bài thuyết trình và các nội dung doanh nghiệp khác. AI cũng có thể hỗ trợ lên ý tưởng, biên tập, nghiên cứu và tạo các phiên bản khác nhau của cùng một nội dung, giúp quá trình sáng tạo nhanh hơn.
Cải thiện trải nghiệm của khách hàng và nhân viên
Câu trả lời nhanh hơn và khả năng tiếp cận thông tin dễ dàng hơn có thể giúp các tương tác hằng ngày diễn ra thuận lợi hơn. AI có thể hỗ trợ trả lời những câu hỏi phổ biến của khách hàng, sắp xếp yêu cầu và giúp nhân viên tìm được thông tin cần thiết mà không phải lục lọi qua nhiều nguồn.
Cách ứng dụng AI trong doanh nghiệp từng bước
Ứng dụng AI hiệu quả trong doanh nghiệp không nằm ở việc dùng càng nhiều công cụ càng tốt, mà là áp dụng chúng cho đúng vấn đề. Một cách tiếp cận thiết thực là bắt đầu với một quy trình làm việc được xác định rõ, thử nghiệm hiệu quả của AI, rồi mở rộng phạm vi sử dụng khi kết quả đã rõ ràng. Dưới đây là cách dùng AI để phát triển doanh nghiệp:
Bắt đầu với một vấn đề kinh doanh rõ ràng
Hãy bắt đầu bằng việc xác định một vấn đề kinh doanh đủ cụ thể để có thể giải quyết và đo lường. Hãy tìm những công việc tốn nhiều thời gian, đòi hỏi thao tác thủ công lặp đi lặp lại, làm chậm quá trình ra quyết định hoặc phát sinh chi phí có thể tránh được.
Ví dụ, thay vì đặt mục tiêu chung chung như “dùng AI để cải thiện hoạt động tiếp thị”, hãy xác định một mục tiêu cụ thể hơn, chẳng hạn rút ngắn thời gian biến nghiên cứu cho chiến dịch thành nội dung. Vấn đề rõ ràng sẽ giúp bạn dễ xác định hơn liệu AI có thực sự cải thiện quy trình làm việc hay không.
Xác định quy trình làm việc có thể hưởng lợi từ AI
Khi đã có một vấn đề kinh doanh, hãy chia quy trình liên quan thành từng bước riêng lẻ và tìm những công việc mà AI có thể hỗ trợ hữu ích.
AI có thể đặc biệt hữu ích với các quy trình làm việc có:
Các công việc lặp lại hoặc tốn thời gian
Lượng lớn thông tin cần xem xét hoặc sắp xếp
Tạo mới hoặc chuyển đổi nội dung
Nghiên cứu và thu thập thông tin
Phân tích dữ liệu và nhận diện mẫu
Các công việc tuân theo quy trình tương đối nhất quán
Bạn không cần tự động hóa toàn bộ quy trình làm việc. Hãy bắt đầu bằng cách xác định một hoặc hai bước mà AI có thể giảm bớt công sức thủ công, trong khi vẫn để con người đưa ra các quyết định quan trọng.
Chọn giải pháp AI phù hợp
Mỗi vấn đề kinh doanh cần những loại công cụ AI khác nhau. Công cụ AI tạo sinh có thể phù hợp để soạn thảo nội dung, tóm tắt tài liệu, phân tích thông tin hoặc tạo ý tưởng; trong khi AI dự báo có thể thích hợp hơn để dự báo nhu cầu hoặc nhận diện các mẫu trong dữ liệu lịch sử.
Bạn cũng nên cân nhắc mức độ phù hợp của giải pháp với quy trình làm việc hiện có. Với một công việc đơn giản, độc lập, một ứng dụng AI có thể là đủ. Các quy trình phức tạp hơn có thể cần một công cụ có thể hoạt động qua nhiều bước, tệp, trang web hoặc ứng dụng.
Mục tiêu không phải là chọn công cụ AI tiên tiến nhất, mà là công cụ phù hợp với công việc, dữ liệu, quy trình làm việc và mức độ giám sát của con người cần thiết.
Bắt đầu bằng một thử nghiệm quy mô nhỏ
Trước khi triển khai AI cho toàn bộ một phòng ban, hãy thử nghiệm trên một quy trình làm việc giới hạn. Chọn một công việc tiêu biểu và so sánh quy trình có AI hỗ trợ với cách công việc đó được hoàn thành trước đây.
Ví dụ, một nhóm có thể dùng AI để xử lý một lô nhỏ phản hồi của khách hàng, chuẩn bị một số lượng báo cáo giới hạn hoặc hỗ trợ một quy trình tạo nội dung. Thử nghiệm quy mô nhỏ giúp dễ phát hiện các đầu ra không chính xác, lỗ hổng trong quy trình và những hạn chế không lường trước trước khi chúng ảnh hưởng đến hoạt động lớn hơn.
Cung cấp cho AI ngữ cảnh kinh doanh phù hợp
Kết quả đầu ra của AI sẽ hữu ích hơn khi hệ thống có thông tin và chỉ dẫn cần thiết để hiểu công việc. Tùy theo quy trình làm việc, thông tin này có thể bao gồm tài liệu công ty, thông tin sản phẩm, dữ liệu khách hàng, hướng dẫn thương hiệu, công việc trước đây hoặc chỉ dẫn cụ thể về đầu ra mong muốn.
Hãy nêu rõ mục tiêu, các ràng buộc, định dạng và thông tin AI cần sử dụng. Đồng thời, hãy thiết lập các quy định phù hợp đối với thông tin kinh doanh nhạy cảm hoặc mật trước khi kết nối chúng vào quy trình làm việc có AI.
Rà soát kết quả và đo lường tác động
Đừng đánh giá việc triển khai AI chỉ dựa trên việc đầu ra trông có tốt hay không. Hãy so sánh quy trình làm việc có AI hỗ trợ với quy trình ban đầu bằng các tiêu chí có thể đo lường.
Bạn có thể theo dõi:
Thời gian tiết kiệm được cho mỗi công việc
Chi phí cho mỗi quy trình làm việc
Khối lượng đầu ra
Tỷ lệ lỗi hoặc cần chỉnh sửa
Chất lượng kết quả
Phản hồi hoặc mức độ hài lòng của khách hàng
Tác động đến doanh thu hoặc tỷ lệ chuyển đổi
Ví dụ, nếu một quy trình trước đây mất bốn giờ nhưng nay chỉ mất hai giờ mà vẫn duy trì chất lượng tương đương, thì mức cải thiện sẽ dễ đánh giá hơn so với việc chỉ nói rằng nhóm đang “sử dụng AI nhiều hơn”.
Duy trì sự tham gia của con người
AI có thể hỗ trợ nghiên cứu, phân tích, tạo nội dung và đưa ra các quyết định thường nhật, nhưng việc xem xét của con người vẫn quan trọng đối với công việc liên quan đến tính chính xác, phán đoán kinh doanh, khách hàng, tài chính hoặc thông tin nhạy cảm.
Xác định những điểm mà con người cần xem xét hoặc phê duyệt kết quả do AI tạo ra. Nhân viên cũng cần biết cách nhận diện các tuyên bố không có cơ sở, thông tin không chính xác hoặc đầu ra không tuân thủ yêu cầu của công ty.
Với các quy trình có rủi ro cao hơn, AI nên hỗ trợ quá trình ra quyết định thay vì tự đưa ra quyết định cuối cùng.
Mở rộng các quy trình thành công
Khi một thử nghiệm mang lại kết quả nhất quán, hãy biến nó thành quy trình có thể lặp lại trước khi mở rộng sang các nhóm hoặc trường hợp sử dụng khác.
Ghi rõ cách sử dụng AI, những thông tin AI cần, các điểm cần con người xem xét và cách đo lường hiệu suất. Sau đó, bạn có thể đào tạo thêm nhân viên, kết nối quy trình với các công cụ hiện có hoặc áp dụng cùng phương pháp cho các quy trình kinh doanh tương tự.
Việc mở rộng nên dựa trên giá trị đã được chứng minh, thay vì áp dụng AI chỉ vì mục đích áp dụng AI. Nếu một quy trình không mang lại cải thiện có thể đo lường, hãy tinh chỉnh hoặc chuyển sang trường hợp sử dụng khác.
Cách AI được sử dụng trong các chức năng kinh doanh khác nhau
AI có thể được ứng dụng ở nhiều hơn một bộ phận trong doanh nghiệp. Từ thu hút khách hàng và chốt giao dịch đến quản lý tài chính và phát triển sản phẩm, các nhóm khác nhau có thể dùng AI để giảm bớt việc vụn vặt và xử lý thông tin hiệu quả hơn. Dưới đây là cách AI có thể hỗ trợ một số chức năng kinh doanh phổ biến nhất.
Tiếp thị
Các nhóm tiếp thị có thể sử dụng AI để đẩy nhanh hoạt động nghiên cứu, sản xuất nội dung và phân tích chiến dịch. AI có thể giúp biến bản tóm tắt chiến dịch thành ý tưởng nội dung, điều chỉnh nội dung hiện có cho các kênh khác nhau, tóm tắt nghiên cứu về đối tượng khách hàng và phân tích hiệu quả chiến dịch. AI cũng có thể giúp người làm tiếp thị nhận diện các mô thức trong hành vi khách hàng và sử dụng những hiểu biết đó để tinh chỉnh thông điệp và hoạt động nhắm mục tiêu.
Bán hàng
AI có thể giúp các nhóm bán hàng dành ít thời gian hơn cho nghiên cứu và công việc hành chính. AI có thể nghiên cứu khách hàng tiềm năng, tóm tắt thông tin tài khoản, đánh giá khách hàng tiềm năng theo các tiêu chí đã xác định, soạn nội dung tiếp cận cá nhân hóa và tóm tắt các cuộc trao đổi bán hàng. AI cũng có thể giúp sắp xếp thông tin trong các quy trình CRM và làm nổi bật các mô thức trong hoạt động bán hàng, từ đó hỗ trợ dự báo và theo dõi.
Dịch vụ khách hàng
Các nhóm dịch vụ khách hàng có thể sử dụng AI để xử lý các yêu cầu thường nhật và hỗ trợ nhân viên trong những cuộc trao đổi phức tạp hơn. Các ứng dụng phổ biến gồm trả lời câu hỏi thường gặp, phân loại và chuyển tiếp yêu cầu hỗ trợ, tóm tắt tương tác với khách hàng, truy xuất thông tin liên quan và soạn phản hồi. AI có thể xử lý các phần lặp lại của quy trình, đồng thời chuyển các trường hợp cần phán đoán của con người lên cấp xử lý phù hợp.
Vận hành
AI có thể giúp các nhóm vận hành phân tích lượng lớn thông tin và xác định cách cải thiện quy trình. Các ứng dụng gồm dự báo nhu cầu, lập kế hoạch hàng tồn kho, phân bổ nguồn lực, giám sát quy trình, xử lý tài liệu và bảo trì dự đoán. Với các doanh nghiệp có chuỗi cung ứng hoặc hoạt động logistics phức tạp, AI cũng có thể giúp nhận diện những mô thức khó phát hiện khi phân tích thủ công.
Tài chính
Các nhóm tài chính có thể sử dụng AI để xử lý tài liệu tài chính, phân loại chi phí, nhận diện giao dịch bất thường và hỗ trợ lập báo cáo cũng như dự báo. AI cũng có thể giúp so sánh dữ liệu tài chính giữa các kỳ, tóm tắt báo cáo và phát hiện các bất thường để điều tra thêm. Vì các quy trình tài chính có thể liên quan đến thông tin nhạy cảm, kết quả do AI tạo ra cần được xem xét trước khi dùng cho các quyết định tài chính quan trọng.
Nhân sự
AI có thể hỗ trợ các nhóm nhân sự trong tuyển dụng, phát triển nhân viên và quản lý tri thức nội bộ. AI có thể giúp soạn mô tả công việc, sắp xếp thông tin ứng viên, tóm tắt phản hồi của nhân viên, tạo tài liệu đào tạo và trả lời các câu hỏi thường nhật về chính sách công ty. Đối với tuyển dụng và các quyết định nhạy cảm khác liên quan đến nhân viên, AI nên hỗ trợ quy trình thay vì đưa ra quyết định mà không có sự xem xét phù hợp của con người.
Phát triển sản phẩm và phần mềm
Các nhóm sản phẩm và kỹ thuật có thể sử dụng AI trong suốt quá trình phát triển, từ nghiên cứu ban đầu đến triển khai và lập tài liệu. AI có thể phân tích phản hồi của người dùng, tóm tắt yêu cầu sản phẩm, tạo hoặc giải thích mã, soạn tài liệu và giúp các nhóm khám phá ý tưởng sản phẩm. Với các dự án lớn hơn, AI cũng có thể hỗ trợ nhiều giai đoạn phát triển, trong khi các nhà phát triển vẫn chịu trách nhiệm rà soát công việc cuối cùng.
Dùng AI để quản lý quy trình kinh doanh phức tạp với Kimi Work
Kimi Work là không gian làm việc AI được xây dựng để xử lý các tác vụ kinh doanh phức tạp, gồm nhiều bước trong một quy trình. Thay vì phụ thuộc vào các prompt riêng lẻ, bạn có thể giao một mục tiêu rộng hơn và để công cụ quản lý các bước như nghiên cứu, phân tích, soạn thảo và xử lý dữ liệu. Công cụ có thể sắp xếp thông tin kinh doanh và chuyển thành kết quả có cấu trúc, có thể triển khai, giúp các quy trình phức tạp dễ quản lý hơn.
Tính năng chính
Thực thi công việc kinh doanh theo mục tiêu
Kimi Work có thể tiếp nhận mục tiêu kinh doanh cùng các tiêu chí nghiệm thu, lập kế hoạch các bước cần thiết, thực hiện công việc và liên tục đối chiếu kết quả với mục tiêu cho đến khi đáp ứng yêu cầu mà không cần prompt từng bước.
Nghiên cứu song song với nhiều tác tử
Kimi Work có thể kích hoạt Agent Swarm, một mạng lưới gồm nhiều tác tử AI cùng phối hợp xử lý các câu hỏi kinh doanh phức tạp. Công cụ phân tách một câu hỏi rộng thành các luồng nghiên cứu song song, trong đó các tác tử chuyên biệt phụ trách những mảng như đối thủ cạnh tranh, khách hàng, giá cả và xu hướng. Sau đó, các phát hiện được tổng hợp thành một phân tích thống nhất, mang lại cho bạn góc nhìn kinh doanh toàn diện hơn mà không phải tự điều phối từng luồng nghiên cứu.
Đặt AI trong bối cảnh kinh doanh của bạn
Hoạt động trên máy tính để bàn, Kimi Work có thể truy cập tệp và thư mục cục bộ, duyệt web trên nhiều tab và khai thác các cơ sở dữ liệu chuyên ngành. Vì vậy, kết quả đầu ra có thể phản ánh tài liệu và dữ liệu kinh doanh thực tế của bạn thay vì thông tin chung chung.
Tạo tài liệu đầu ra sẵn sàng cho công việc kinh doanh
Kimi Work chuyển kết quả thành các tài sản kinh doanh có thể chỉnh sửa, bao gồm kế hoạch, báo cáo, bài thuyết trình, bảng tính, trang web và mã. Nhờ đó, đầu ra sẵn sàng được sử dụng ở các giai đoạn tiếp theo trong quy trình kinh doanh của bạn.
Tự động hóa việc theo dõi kinh doanh định kỳ
Các quy trình theo lịch cho phép Kimi Work liên tục theo dõi đối thủ cạnh tranh, diễn biến thị trường, tín hiệu khách hàng và chỉ số tài chính. Kết quả thu thập được có thể sắp xếp thành các bảng điều khiển luôn được cập nhật theo thời gian.
Kết luận
Ứng dụng AI trong kinh doanh là tìm ra những cách thực tế để giảm trở ngại, cải thiện quy trình làm việc và giúp các nhóm tập trung vào công việc có giá trị cao hơn. Hãy bắt đầu từ quy mô nhỏ, đo lường kết quả và mở rộng những gì hiệu quả. Kimi Work có thể giúp chuyển mục tiêu kinh doanh thành các quy trình có cấu trúc và tinh giản công việc hằng ngày. Với sự chú trọng đến bảo mật thông tin và quyền riêng tư, hãy đăng ký Kimi Business để sử dụng thêm các khả năng AI và đưa AI vào vận hành trên toàn doanh nghiệp của bạn.
