Cara Menggunakan AI dalam Bisnis: Penerapan dan Langkah Praktis

Menjalankan bisnis sering kali berarti menangani puluhan tugas kecil yang diam-diam menyita waktu berjam-jam setiap minggu. Mulai dari mengatur data hingga menangani pekerjaan berulang, tugas-tugas ini dapat memperlambat tim dan mengurangi waktu untuk pekerjaan yang benar-benar penting. AI dapat membantu bisnis mengurangi beban kerja ini dengan menyederhanakan proses rutin, menganalisis informasi, dan mendukung pengambilan keputusan sehari-hari. Mempelajari cara menggunakan AI dalam bisnis dapat membantu tim mengidentifikasi penerapan praktis dan menjadikan AI bagian dari alur kerja sehari-hari mereka.

AI tidak hanya berguna untuk tugas teknis tingkat lanjut. AI juga dapat membantu bisnis menyelesaikan pekerjaan sehari-hari dengan lebih cepat, memanfaatkan informasi dengan lebih baik, dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk proses rutin. Berikut beberapa cara praktis AI dapat mendukung bisnis:

• Otomatiskan pekerjaan berulang

AI dapat menangani tugas rutin yang memakan banyak waktu, seperti memilah informasi, membuat ringkasan, mengatur dokumen, atau memindahkan data antartahap. Hal ini mengurangi pekerjaan manual dan memungkinkan karyawan berfokus pada tugas yang membutuhkan perhatian serta kreativitas lebih besar.

• Analisis data bisnis

Data dalam jumlah besar dapat sulit dan memakan waktu untuk ditinjau secara manual. AI dapat memindai informasi tersebut, menemukan pola, menyoroti perubahan penting, dan mengubah data kompleks menjadi wawasan berguna yang mendukung keputusan bisnis sehari-hari.

• Dukung pembuatan konten dan pekerjaan kreatif

AI dapat membantu membuat draf awal untuk artikel blog, email, deskripsi produk, presentasi, dan konten bisnis lainnya. AI juga dapat membantu dalam pengembangan ide, penyuntingan, riset, dan pembuatan berbagai versi dari konten yang sama, sehingga proses kreatif menjadi lebih cepat.

• Tingkatkan pengalaman pelanggan dan karyawan

Jawaban yang lebih cepat dan akses informasi yang lebih mudah dapat membuat interaksi sehari-hari berjalan lebih lancar. AI dapat membantu menjawab pertanyaan umum pelanggan, mengatur permintaan, dan membantu karyawan menemukan informasi yang mereka butuhkan tanpa harus menelusuri berbagai sumber.

Penggunaan AI secara efektif dalam bisnis bukan soal mengadopsi sebanyak mungkin alat, melainkan menerapkannya pada masalah yang tepat. Pendekatan praktis adalah memulai dengan satu alur kerja yang terdefinisi dengan baik, menguji kinerja AI, lalu memperluas penggunaannya setelah hasilnya jelas. Berikut cara menggunakan AI dalam pengembangan bisnis:

Mulailah dengan mengidentifikasi masalah bisnis yang cukup spesifik untuk diselesaikan dan diukur. Cari tugas yang memakan banyak waktu, memerlukan pekerjaan manual berulang, memperlambat pengambilan keputusan, atau menimbulkan biaya yang sebenarnya dapat dihindari.

Sebagai contoh, alih-alih menetapkan tujuan luas seperti “gunakan AI untuk meningkatkan pemasaran,” tetapkan sasaran yang lebih konkret, seperti mengurangi waktu yang diperlukan untuk mengubah riset kampanye menjadi konten. Masalah yang jelas memudahkan Anda menentukan apakah AI benar-benar meningkatkan alur kerja.

Setelah memiliki masalah bisnis, uraikan proses terkait menjadi beberapa langkah dan cari tugas yang dapat dibantu AI secara bermanfaat.

AI dapat sangat berguna untuk alur kerja yang melibatkan:

• Tugas berulang atau memakan waktu

• Informasi dalam jumlah besar yang perlu ditinjau atau diatur

• Pembuatan atau transformasi konten

• Riset dan pengumpulan informasi

• Analisis data dan pengenalan pola

• Tugas yang mengikuti proses yang relatif konsisten

Anda tidak perlu mengotomatiskan seluruh alur kerja. Mulailah dengan mengidentifikasi satu atau dua langkah yang dapat dibantu AI untuk mengurangi pekerjaan manual, sambil tetap menyerahkan keputusan penting kepada manusia.

Masalah bisnis yang berbeda memerlukan jenis alat AI yang berbeda. Alat AI generatif mungkin cocok untuk menyusun konten, merangkum dokumen, menganalisis informasi, atau menghasilkan ide, sedangkan AI prediktif mungkin lebih sesuai untuk memprediksi permintaan atau mengidentifikasi pola dalam data historis.

Pertimbangkan juga bagaimana solusi tersebut sesuai dengan alur kerja yang sudah ada. Untuk tugas sederhana dan mandiri, aplikasi AI mungkin sudah cukup. Proses yang lebih kompleks mungkin memerlukan alat yang dapat bekerja di berbagai langkah, file, situs web, atau aplikasi.

Tujuannya bukan memilih alat AI yang paling canggih, melainkan yang sesuai dengan tugas, data, alur kerja, dan tingkat pengawasan manusia yang diperlukan.

Sebelum menerapkan AI di seluruh departemen, ujilah pada alur kerja yang terbatas. Pilih tugas yang representatif dan bandingkan proses yang dibantu AI dengan cara kerja sebelumnya.

Misalnya, sebuah tim dapat menggunakan AI untuk memproses sejumlah kecil umpan balik pelanggan, menyiapkan jumlah laporan yang terbatas, atau membantu satu alur kerja konten. Uji coba kecil memudahkan Anda mengidentifikasi keluaran yang tidak akurat, celah alur kerja, dan keterbatasan tak terduga sebelum memengaruhi operasi yang lebih besar.

Keluaran AI menjadi lebih berguna ketika sistem memiliki informasi dan instruksi yang diperlukan untuk memahami tugas. Bergantung pada alur kerjanya, ini dapat mencakup dokumen perusahaan, informasi produk, data pelanggan, panduan merek, pekerjaan sebelumnya, atau instruksi khusus tentang keluaran yang diinginkan.

Jelaskan tujuan, batasan, format, dan informasi yang harus digunakan AI. Pada saat yang sama, tetapkan aturan yang sesuai untuk informasi bisnis yang sensitif atau rahasia sebelum menghubungkannya ke alur kerja AI.

Jangan menilai penerapan AI hanya dari apakah hasilnya terlihat bagus. Bandingkan alur kerja yang dibantu AI dengan proses awal Anda menggunakan kriteria yang dapat diukur.

Anda dapat melacak:

• Waktu yang dihemat per tugas

• Biaya per alur kerja

• Volume keluaran

• Tingkat kesalahan atau revisi

• Kualitas hasil

• Respons atau kepuasan pelanggan

• Dampak pada pendapatan atau konversi

Misalnya, jika sebuah alur kerja sebelumnya memerlukan waktu empat jam dan kini hanya dua jam dengan kualitas yang tetap sama, peningkatannya lebih mudah dievaluasi daripada sekadar mengatakan bahwa tim tersebut “lebih banyak menggunakan AI.”

AI dapat membantu riset, analisis, pembuatan konten, dan keputusan rutin, tetapi peninjauan manusia tetap penting untuk pekerjaan yang berkaitan dengan akurasi, pertimbangan bisnis, pelanggan, keuangan, atau informasi sensitif.

Tentukan pada tahap mana orang perlu meninjau atau menyetujui hasil yang dihasilkan AI. Karyawan juga perlu mengetahui cara mengidentifikasi klaim yang tidak didukung, informasi yang keliru, atau keluaran yang tidak memenuhi persyaratan perusahaan.

Untuk alur kerja berisiko lebih tinggi, AI sebaiknya mendukung proses pengambilan keputusan, bukan membuat keputusan akhir secara mandiri.

Setelah uji coba menghasilkan hasil yang konsisten, jadikan sebagai alur kerja yang dapat diulang sebelum memperluasnya ke tim atau kasus penggunaan lain.

Dokumentasikan cara AI harus digunakan, informasi yang diperlukannya, tahap yang memerlukan peninjauan manusia, dan cara kinerja harus diukur. Setelah itu, Anda dapat melatih karyawan tambahan, menghubungkan alur kerja dengan alat yang sudah ada, atau menerapkan pendekatan yang sama pada proses bisnis serupa.

Perluasan harus dilakukan berdasarkan nilai yang telah terbukti, bukan sekadar demi mengadopsi AI. Jika suatu alur kerja tidak menghasilkan peningkatan yang dapat diukur, sempurnakan atau beralihlah ke kasus penggunaan lain.

AI dapat diterapkan di lebih dari satu bagian bisnis. Mulai dari menarik pelanggan dan menutup penjualan hingga mengelola keuangan dan membangun produk, berbagai tim dapat menggunakannya untuk mengurangi pekerjaan rutin dan mengolah informasi dengan lebih efisien. Berikut cara AI dapat mendukung beberapa fungsi bisnis yang paling umum.

Tim pemasaran dapat menggunakan AI untuk mempercepat riset, produksi konten, dan analisis kampanye. AI dapat membantu mengubah ringkasan kampanye menjadi ide konten, menyesuaikan konten yang ada untuk berbagai saluran, merangkum riset audiens, dan menganalisis kinerja kampanye. AI juga dapat membantu pemasar mengidentifikasi pola perilaku pelanggan dan menggunakan wawasan tersebut untuk menyempurnakan pesan serta penargetan.

AI dapat membantu tim penjualan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk riset dan pekerjaan administratif. AI dapat meneliti calon pelanggan, merangkum informasi akun, mengkualifikasi prospek berdasarkan kriteria yang ditetapkan, menyusun komunikasi awal yang dipersonalisasi, dan merangkum percakapan penjualan. AI juga dapat membantu mengatur informasi dalam alur kerja CRM serta menampilkan pola aktivitas penjualan yang dapat mendukung peramalan dan tindak lanjut.

Tim layanan pelanggan dapat menggunakan AI untuk menangani pertanyaan rutin dan membantu agen dalam percakapan yang lebih kompleks. Penerapan yang umum mencakup menjawab pertanyaan yang sering diajukan, mengklasifikasikan dan meneruskan permintaan dukungan, merangkum interaksi pelanggan, menemukan informasi yang relevan, serta menyusun draf tanggapan. AI dapat menangani bagian alur kerja yang berulang sambil meneruskan kasus yang memerlukan pertimbangan manusia.

AI dapat membantu tim operasional menganalisis informasi dalam jumlah besar dan menemukan cara untuk meningkatkan proses. Penerapannya mencakup peramalan permintaan, perencanaan inventaris, alokasi sumber daya, pemantauan proses, pemrosesan dokumen, dan pemeliharaan prediktif. Bagi bisnis dengan rantai pasok atau operasi logistik yang kompleks, AI juga dapat membantu mengidentifikasi pola yang sulit terlihat melalui analisis manual.

Tim keuangan dapat menggunakan AI untuk memproses dokumen keuangan, mengategorikan pengeluaran, mengidentifikasi transaksi yang tidak biasa, serta membantu pelaporan dan peramalan. AI juga dapat membantu membandingkan data keuangan antarperiode, merangkum laporan, dan menandai anomali untuk ditelusuri lebih lanjut. Karena alur kerja keuangan dapat melibatkan informasi sensitif, hasil yang dihasilkan AI harus ditinjau sebelum digunakan untuk keputusan keuangan penting.

AI dapat mendukung tim SDM dalam rekrutmen, pengembangan karyawan, dan pengelolaan pengetahuan internal. AI dapat membantu menyusun deskripsi pekerjaan, mengatur informasi kandidat, merangkum umpan balik karyawan, membuat materi pelatihan, dan menjawab pertanyaan rutin tentang kebijakan perusahaan. Dalam perekrutan dan keputusan sensitif lainnya terkait karyawan, AI sebaiknya mendukung proses, bukan mengambil keputusan tanpa peninjauan manusia yang memadai.

Tim produk dan teknik dapat menggunakan AI di seluruh proses pengembangan, dari riset awal hingga implementasi dan dokumentasi. AI dapat menganalisis umpan balik pengguna, merangkum persyaratan produk, menghasilkan atau menjelaskan kode, membuat dokumentasi, dan membantu tim mengeksplorasi ide produk. Untuk proyek yang lebih besar, AI juga dapat mendukung beberapa tahap pengembangan, sementara pengembang tetap bertanggung jawab meninjau hasil akhir.

Kimi Work adalah ruang kerja AI yang dirancang untuk menangani tugas bisnis kompleks dan bertahap dalam satu alur kerja. Alih-alih mengandalkan prompt terpisah, Anda dapat memberikan tujuan yang lebih luas dan membiarkannya mengelola langkah-langkah seperti riset, analisis, penulisan, dan pemrosesan data. Kimi Work dapat mengatur informasi bisnis dan mengubahnya menjadi hasil yang terstruktur serta dapat ditindaklanjuti, sehingga alur kerja kompleks lebih mudah dikelola.

• Pelaksanaan bisnis berbasis tujuan

Kimi Work dapat menerima tujuan bisnis dan kriteria penerimaannya, memetakan langkah-langkah yang diperlukan, melaksanakan pekerjaan, serta terus memeriksa hasil terhadap tujuan hingga persyaratan terpenuhi, tanpa memerlukan prompt langkah demi langkah.

• Riset paralel dengan beberapa agen

Kimi Work dapat mengaktifkan Agent Swarm, jaringan beberapa agen AI yang bekerja bersama untuk menangani pertanyaan bisnis kompleks. Kimi Work membagi pertanyaan yang luas menjadi rangkaian riset paralel, dengan agen khusus yang menangani bidang seperti pesaing, pelanggan, penetapan harga, dan tren. Temuan mereka kemudian digabungkan menjadi analisis terpadu, sehingga Anda memperoleh perspektif bisnis yang lebih luas tanpa perlu mengoordinasikan setiap rangkaian riset secara terpisah.

• Dasarkan kerja AI pada konteks bisnis Anda

Berjalan di desktop Anda, Kimi Work dapat mengakses file dan folder lokal, menjelajahi web di berbagai tab, serta memanfaatkan basis data profesional. Karena itu, hasilnya dapat mencerminkan dokumen dan data bisnis Anda yang sebenarnya, bukan informasi umum.

• Hasilkan materi kerja yang siap digunakan untuk bisnis

Kimi Work mengubah hasilnya menjadi materi bisnis yang dapat diedit, termasuk rencana, laporan, presentasi, spreadsheet, situs web, dan kode. Dengan demikian, hasilnya siap digunakan pada tahap berikutnya dalam alur kerja bisnis Anda.

• Otomatiskan pemantauan bisnis rutin

Alur kerja terjadwal memungkinkan Kimi Work untuk terus memantau pesaing, perkembangan pasar, sinyal pelanggan, dan indikator keuangan. Hasil yang dikumpulkan dapat diatur dalam dasbor yang terus diperbarui dari waktu ke waktu.

Menggunakan AI dalam bisnis berarti menemukan cara praktis untuk mengurangi hambatan, meningkatkan alur kerja, dan memberi tim ruang untuk fokus pada pekerjaan bernilai lebih tinggi. Mulailah dari skala kecil, ukur hasilnya, lalu perluas hal-hal yang berhasil. Kimi Work dapat membantu mengubah tujuan bisnis menjadi alur kerja terstruktur dan menyederhanakan tugas sehari-hari. Dengan mempertimbangkan keamanan informasi dan privasi, berlanggananlah ke Kimi Business untuk mengakses lebih banyak kemampuan AI dan menerapkan AI di seluruh bisnis Anda.