คู่มือทีละขั้นตอน วิธีเพิ่มตัวแบ่งส่วนใน Word

ตัวแบ่งส่วนใช้แบ่งเอกสาร Word ออกเป็นส่วนต่าง ๆ ที่จัดรูปแบบได้อย่างอิสระจากกัน แต่ละส่วนมีเลย์เอาต์ การวางแนวหน้ากระดาษ หัวกระดาษ ท้ายกระดาษ หรือการนับเลขหน้าของตัวเอง คู่มือทีละขั้นตอนนี้ครอบคลุมวิธีแทรกตัวแบ่งส่วนใน Word สำหรับตัวแบ่งส่วนทั้งสี่ประเภท วิธีตั้งค่าหัวกระดาษเฉพาะของแต่ละส่วน และวิธีเริ่มนับเลขหน้าใหม่ได้อย่างง่ายดาย

ก่อนแทรกตัวแบ่งส่วน ควรทราบก่อนว่าประเภทใดเหมาะกับสถานการณ์ของคุณ เนื่องจากแต่ละประเภทมีผลต่อจุดเริ่มต้นของส่วนใหม่แตกต่างกัน

หมายเหตุ: หากคุณกำลังมองหาวิธีเพิ่ม section break ใน Word online ตัวเลือกนี้ยังไม่รองรับในเวอร์ชันเบราว์เซอร์ คุณจะต้องใช้แอป Word เดสก์ท็อป

การแทรก section break ทั้งสี่ประเภทใช้ขั้นตอนเดียวกันในการแทรก section break ใน Word ความแตกต่างมีเพียงตัวเลือกที่คุณเลือกจากเมนู Breaks

ขั้นตอนที่ 1: วางเคอร์เซอร์

คลิกในเอกสารตรงตำแหน่งที่ต้องการให้ส่วนใหม่เริ่มต้น หากคุณกำลังแทรก section break แบบ Next Page ตำแหน่งนี้มักจะอยู่ท้ายย่อหน้าสุดท้ายก่อนที่ส่วนใหม่จะเริ่มต้น

ขั้นตอนที่ 2: เปิดแท็บ Layout

คลิก "Layout" บนริบบิ้นด้านบนของหน้าต่าง Word

ขั้นตอนที่ 3: คลิก Breaks

ในกลุ่ม Page Setup ให้คลิก "Breaks" เพื่อเปิดเมนูแบบดรอปดาวน์ ทั้ง page break และ section break จะแสดงอยู่ในนี้

ขั้นตอนที่ 4: เลือกประเภท section break

ภายใต้หัวข้อ "Section Breaks" ในเมนูดรอปดาวน์ ให้เลือกประเภทที่ต้องการ: Next Page, Continuous, Even Page หรือ Odd Page เมื่อเลือกแล้ว section break จะถูกแทรกที่ตำแหน่งเคอร์เซอร์และมีผลทันที เส้นทางนี้คือ Layout > Breaks ไม่ว่าคุณจะใช้ Word เวอร์ชันใดก็ตาม นี่คือเส้นทางมาตรฐานในการแทรก section break ใน MS Word บนเดสก์ท็อปทุกเวอร์ชัน

เพื่อยืนยันว่าแทรก break สำเร็จ ให้ไปที่แท็บ Home แล้วคลิกปุ่ม Show/Hide (สัญลักษณ์ย่อหน้า) section break จะแสดงเป็นเส้นประคู่พร้อมป้ายกำกับประเภท เช่น "Section Break (Next Page)" หรือ "Section Break (Continuous)"

continuous section break คือตัวเลือกที่ควรใช้เมื่อคุณต้องการเปลี่ยนองค์ประกอบเลย์เอาต์กลางหน้ากระดาษโดยไม่ต้องขึ้นหน้าใหม่ กรณีที่พบบ่อยที่สุดคือการเปลี่ยนจากเลย์เอาต์คอลัมน์เดียวเป็นสองคอลัมน์กลางหน้า โดยส่วนคอลัมน์เดียวและส่วนสองคอลัมน์อยู่บนหน้าเดียวกัน

ทำตามขั้นตอนในหัวข้อ "วิธีแทรก section break ใน Word" ด้านบน และเลือก Continuous ในขั้นตอนที่ 4 ข้อความหลังเคอร์เซอร์ของคุณจะยังอยู่บนหน้าเดิมแทนที่จะกระโดดไปหน้าใหม่ การเปลี่ยนแปลงรูปแบบจะมีผลทันทีที่ตำแหน่งเคอร์เซอร์และดำเนินต่อไปจนกว่าจะถึง section break ถัดไป

โปรดทราบว่า continuous section break จะมองไม่เห็นในเลย์เอาต์ เว้นแต่คุณจะเปิดใช้งานการแสดงเครื่องหมายจัดรูปแบบ Show/Hide หากการเปลี่ยนแปลงเลย์เอาต์ไม่มีผลตามที่คาดไว้ ให้ตรวจสอบว่า continuous break อยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้องในข้อความหรือไม่

การแบ่งส่วนแบบ Next Page เป็นประเภทที่ใช้บ่อยที่สุด โดยจะเริ่มส่วนใหม่ที่ด้านบนของหน้าถัดไป เหมาะสำหรับการเปลี่ยนแปลงรูปแบบใดๆ ที่ต้องเริ่มหน้าใหม่ด้วย เช่น การเปลี่ยนแนวหน้ากระดาษ หรือการขึ้นหัวข้อบทใหม่

ทำตามขั้นตอนที่กล่าวไว้ข้างต้นในหัวข้อ "วิธีแทรกการแบ่งส่วนแบบต่อเนื่องใน Word" และเลือก "Next Page" ในขั้นตอนที่ 4 ข้อความตั้งแต่ตำแหน่งเคอร์เซอร์เป็นต้นไปจะย้ายไปอยู่ด้านบนของหน้าถัดไป และส่วนใหม่จะเริ่มต้นที่ตรงนั้น

หากการแบ่งส่วนทำให้เกิดหน้าว่างที่คุณไม่ได้ตั้งใจ ให้ตรวจสอบว่าเคอร์เซอร์อยู่ที่ท้ายบรรทัดสุดท้ายของส่วนก่อนหน้าจริงๆ ไม่ใช่ที่จุดเริ่มต้นของย่อหน้าใหม่ การมีเครื่องหมายย่อหน้าเกินก่อนจุดแบ่งส่วนเป็นสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของหน้าว่างที่ไม่คาดคิด

การแบ่งส่วนเพียงอย่างเดียวไม่ได้สร้างหัวกระดาษที่แตกต่างกันโดยอัตโนมัติ หัวกระดาษของส่วนใหม่จะเชื่อมโยงกับหัวกระดาษของส่วนก่อนหน้าโดยค่าเริ่มต้น ซึ่งหมายความว่าการแก้ไขใดๆ ที่คุณทำจะปรากฏบนทุกหน้า จึงต้องมีขั้นตอนเพิ่มเติมอีกหนึ่งขั้นตอนเพื่อยกเลิกการเชื่อมโยงนั้น

ขั้นตอนที่ 1: แทรกการแบ่งส่วนแบบ Next Page

ทำตามขั้นตอนหลักด้านบนเพื่อแทรกการแบ่งส่วนแบบ Next Page ที่จุดซึ่งควรเริ่มหัวกระดาษเฉพาะ

ขั้นตอนที่ 2: ดับเบิลคลิกที่บริเวณหัวกระดาษบนหน้าใหม่

เลื่อนไปยังหน้าแรกของส่วนใหม่แล้วดับเบิลคลิกที่บริเวณหัวกระดาษเพื่อเข้าสู่โหมดแก้ไข จะมีป้ายกำกับปรากฏในหัวกระดาษแสดงหมายเลขส่วน

ขั้นตอนที่ 3: ปิดการใช้งาน Link to Previous

ในแท็บ Header & Footer Design ให้คลิก "Link to Previous" เพื่อยกเลิกการเลือก การทำเช่นนี้จะตัดการเชื่อมโยงระหว่างหัวกระดาษของส่วนนี้กับส่วนก่อนหน้า การเปลี่ยนแปลงที่ทำ ณ ที่นี้จะไม่ส่งผลต่อส่วนก่อนหน้าอีกต่อไป

ขั้นตอนที่ 4: พิมพ์เนื้อหาหัวกระดาษใหม่

เมื่อตัดการเชื่อมโยงแล้ว ให้พิมพ์หรือจัดรูปแบบหัวกระดาษสำหรับส่วนนี้ ซึ่งจะมีผลเฉพาะกับส่วนนี้และส่วนต่อๆ ไปที่ยังคงเชื่อมโยงกับส่วนนี้เท่านั้น

หากปุ่ม "Link to Previous" ปรากฏเป็นสีเทาใช้งานไม่ได้ ให้ตรวจสอบว่าคุณอยู่ในหัวกระดาษของส่วนที่ถูกต้อง และมีการแบ่งส่วน (ไม่ใช่แค่การแบ่งหน้า) อยู่ระหว่างสองส่วนนั้น การแบ่งหน้าไม่ได้สร้างส่วนใหม่ ดังนั้นตัวควบคุมการเชื่อมโยงหัวกระดาษจะไม่สามารถใช้งานได้

การเริ่มนับหมายเลขหน้าใหม่ ณ จุดใดจุดหนึ่งใช้หลักการเดียวกันกับการตั้งค่าหัวกระดาษที่แตกต่างกัน คือแทรกการแบ่งส่วน ยกเลิกการเชื่อมโยงท้ายกระดาษกับส่วนก่อนหน้า แล้วจึงตั้งค่าการนับหมายเลข

ขั้นตอนที่ 1: แทรกการแบ่งส่วนแบบ Next Page

แทรกการแบ่งส่วนตรงจุดที่ต้องการให้การนับหมายเลขหน้าใหม่เริ่มต้น

ขั้นตอนที่ 2: เปิดท้ายกระดาษและยกเลิกการเชื่อมโยงจากส่วนก่อนหน้า

ดับเบิลคลิกที่บริเวณท้ายกระดาษบนหน้าแรกของส่วนใหม่ จากนั้นไปที่แท็บ Header & Footer Design แล้วคลิก "Link to Previous" เพื่อปิดการใช้งาน

ขั้นตอนที่ 3: แทรกหรือจัดรูปแบบหมายเลขหน้า

ไปที่ Header & Footer > Page Number > Format Page Numbers ตั้งค่า "Start at" เป็น 1 (หรือหมายเลขอื่นใดที่ต้องการให้ส่วนนั้นเริ่มต้น) จากนั้นคลิก "OK" แทรกหมายเลขหน้าผ่าน Header & Footer > Page Number > Bottom of Page (หรือตำแหน่งอื่นตามต้องการ)

หมายเลขหน้าจะเริ่มนับใหม่จากตัวเลขที่กำหนดตั้งแต่ต้นเซกชันนั้น โดยไม่ขึ้นกับจำนวนหน้าทั้งหมดในส่วนอื่นของเอกสาร

การตั้งค่าตัวแบ่งเซกชันตลอดทั้งเอกสารที่มีความยาวมาก แล้วต้องเข้าไปที่ส่วนหัวและท้ายกระดาษของแต่ละเซกชันใหม่เพื่อยกเลิกการเชื่อมโยงและใส่เนื้อหาที่ถูกต้อง เป็นเรื่องที่กินเวลามากเมื่อต้องทำซ้ำในทุกบทหรือทุกส่วนหลักของเอกสาร

Kimi Docs ทำหน้าที่เป็นเอเจนต์เอกสาร AI ที่แม่นยำ ซึ่งจัดโครงสร้างไฟล์ทั้งหมดของคุณจากคำอธิบายง่ายๆ โดยสามารถจัดรูปแบบทั้งหมดโดยอัตโนมัติตามความต้องการของคุณ

ขั้นตอนที่ 1: อัปโหลดเอกสารของคุณ

เปิด Kimi Docs และอัปโหลดไฟล์ Word ที่ต้องการเพิ่มตัวแบ่งเซกชัน

ขั้นตอนที่ 2: อธิบายโครงสร้างเซกชันที่คุณต้องการ

บอก Kimi ว่าตัวแบ่งเซกชันควรอยู่ตรงไหน และแต่ละเซกชันควรมีการจัดรูปแบบแบบใด

ขั้นตอนที่ 3: ดาวน์โหลดเอกสารที่จัดรูปแบบแล้ว

Kimi จะใส่ตัวแบ่งเซกชันและจัดรูปแบบตามที่คุณอธิบาย แล้วส่งไฟล์ที่เสร็จสมบูรณ์กลับมาให้คุณ

• ตั้งค่าส่วนหัวและท้ายกระดาษของแต่ละเซกชัน: การเพิ่มตัวแบ่งเซกชัน แล้วยกเลิกการเชื่อมโยงและอัปเดตส่วนหัวหรือท้ายกระดาษของแต่ละเซกชันใหม่ สามารถอธิบายได้ในพรอมป์เดียว แทนที่จะต้องทำซ้ำด้วยตนเองในแต่ละเซกชัน

• จัดการการเริ่มนับหมายเลขหน้าใหม่ในแต่ละเซกชัน: Kimi Docs ทำงานอัตโนมัติเรื่องตัวแบ่งเซกชันและหมายเลขหน้า ไม่ว่าคุณต้องการนับต่อเนื่อง เริ่มนับใหม่ตามที่กำหนดเอง หรือใช้รูปแบบผสม เพียงบอกความต้องการด้านเลย์เอาต์ของคุณ ระบบก็จะตั้งค่าเอกสารให้ทันที

• แทรกตัวแบ่งเซกชันหลายจุดพร้อมกัน: แทนที่จะต้องวางตัวแบ่งแต่ละจุดด้วยตนเอง สามารถเพิ่มตัวแบ่งเซกชันในทุกตำแหน่งที่อธิบายไว้ทั่วทั้งเอกสารได้ในขั้นตอนเดียว

• ทำงานจากคำอธิบายง่ายๆ: อธิบายเลย์เอาต์ของคุณเป็นข้อความธรรมดา Kimi Docs จะแทรกตัวแบ่งเซกชันที่ถูกต้องให้โดยอัตโนมัติ ช่วยให้คุณไม่ต้องยุ่งกับเมนูที่ซับซ้อนของ Word

• การจัดรูปแบบที่ยืดหยุ่นตามความต้องการของคุณ: แทนที่จะบังคับใช้เลย์เอาต์แบบตายตัวเพียงแบบเดียว Kimi Docs จะปรับโครงสร้างเอกสารให้ตรงตามความต้องการของคุณอย่างแม่นยำ ไม่ว่าคุณจะต้องการรูปแบบที่แตกต่างกันในแต่ละเซกชัน เช่น การเปลี่ยนส่วนหัวและแนวหน้ากระดาษ หรือต้องการสไตล์ที่เป็นเอกภาพทั้งหมด เพียงระบุความต้องการ Kimi Docs ก็จะตั้งค่าให้โดยอัตโนมัติ

การแทรกตัวแบ่งเซกชันใน Word นั้นทำได้ง่ายสำหรับกรณีเดียว แต่การตั้งค่าส่วนหัว ส่วนท้าย และหมายเลขหน้าให้ถูกต้องนั้นต้องยกเลิกการเชื่อมโยงของแต่ละเซกชันใหม่กับเซกชันก่อนหน้า สำหรับเอกสารที่มีหลายบท นั่นหมายถึงต้องทำขั้นตอนชุดเดิมซ้ำทุกครั้ง Kimi Docs จะจัดโครงสร้างทั้งหมดจากคำอธิบาย โดยวางตัวแบ่งและจัดการการเชื่อมโยงกับการจัดรูปแบบในขั้นตอนเดียว แทนที่จะทำทีละเซกชัน