10 款簡化工作的 AI 專案管理工具

管理多個專案需要時間、協調與周密規劃。從追蹤截止日期、分派任務到準備報告，若以人工方式處理，這些職責很容易讓人應接不暇。AI 專案管理工具透過自動化、智慧規劃與任務追蹤，協助簡化這些流程。本文將介紹 10 款 AI 專案管理工具、其主要功能，以及如何為團隊需求選擇合適工具。

下表依核心功能、目標使用者與專案可視性能力，比較 10 款 AI 專案管理工具，協助您找出最符合團隊工作流程與專案追蹤需求的工具。

以下深入介紹 10 款值得一試的 AI 專案管理工具，包括其主要功能、實際使用情境與定價選項，協助您找到最適合工作流程的選擇。

Kimi Work 是一款 AI agent，旨在以更少的人工操作處理複雜任務。它可以瀏覽網站、分析資訊及處理檔案，並建立文件、試算表和簡報。其 Agent Swarm 功能會將複雜任務拆分成可平行執行的小型工作。Kimi Work 也支援排程任務，適合用於自動化定期工作及準備專案報告。

• 將專案目標拆解為可執行任務： 定義專案目標、交付成果與需求，協助 Kimi Work 將複雜工作組織成易於管理的任務，並釐清達成專案里程碑所需的步驟。

• 利用 AI agents 協調平行專案任務： 使用多個 AI agents 同時處理不同的專案活動，例如市場研究、競品分析、需求蒐集與進度報告。

• 自動化重複性專案任務： 排定每日或每週任務，以蒐集專案資訊、更新進度摘要並產生狀態報告，協助團隊維持最新的專案記錄，不必重複啟動相同工作。

• 整理專案對話與檔案存取： 依專案封存對話以維持討論井然有序；處理本機檔案時，可將 Kimi Work 限制在特定專案資料夾中。這有助於更清楚劃分專案資料的界線，並減少專案間的混淆。

• 建立互動式專案儀表板： 建立可持續使用的互動式儀表板，以整理專案指標、研究發現與進度更新，讓您更容易監控關鍵資訊、檢視變更，並識別需要關注的問題。

• 透過外掛程式和技能擴充專案工作流程： 連接支援的 Office、Excel 及其他生產力外掛程式，以處理外部工具與文件。您也可以透過 Kimi 建立自訂外掛程式和可重複使用的技能，讓專案工作流程配合特定團隊需求。

• 產生專案報告與交付成果： 將專案研究、資料蒐集與分析轉化為結構化報告、試算表和簡報，用於利害關係人更新、里程碑檢討與專案文件。

• 負責研究與準備報告的專案經理

• 需要 AI 協助進行資料分析與文件建立的團隊

• 管理複雜、多步驟任務的專業人士

• 希望自動化重複性工作流程並節省時間的企業

管理專案需要協調任務、追蹤里程碑、解決相依關係，並讓利害關係人掌握資訊。Kimi Work 可協助將專案簡報與待辦任務清單整理為結構化的管理計畫，包含時程、任務追蹤表、風險登錄表和狀態報告。按照以下步驟，將專案需求轉化為可執行的交付成果。

步驟 1：建立專案並開始對話

開啟 Kimi Work，建立新任務。上傳專案簡報、待辦任務清單或其他相關文件。輸入提示詞，說明專案目標、截止日期、限制條件與預期交付成果，例如任務追蹤表、里程碑時程表和風險登錄表。

步驟 2：讓 AI 處理並產生結果

提交指示，讓 Kimi Work 將專案拆分為可管理的任務、蒐集相關資訊，並準備所需檔案。

步驟 3：檢查完成的工作流程輸出內容

檢視產生的專案時程、任務清單、報告及其他交付成果。若有未完成的部分，或需求有所變更，可請 Kimi Work 修訂內容或更新計畫。最後，檢查並將完成的檔案儲存至專案資料夾。

專案管理儀表板可協助團隊在同一處追蹤任務完成情況、截止日期、資源分配及整體專案進度。Kimi Work 能分析專案追蹤表，並將任務資料整理成圖表、摘要表格和關鍵績效指標，讓您更容易發現延誤並確保專案按進度推進。

步驟 1：定義專案指標與需求

上傳包含專案任務、負責人、截止日期、優先順序、狀態、相依關係和交付成果的試算表。確認要監控的指標，例如任務完成率、逾期任務、里程碑進度和工作量分配。

提示詞範例：

步驟 2：產生並檢視儀表板

請 Kimi Work 分析專案追蹤表，並產生所需的圖表、KPI 摘要和任務表格。確認完成率、截止日期標記及里程碑日期是否與來源檔案一致。檢查相依關係是否可能延誤即將到來的里程碑，以及任務分配是否顯示潛在的工作量衝突。

可新增特定團隊、專案階段或優先等級的檢視方式，進一步完善儀表板。利用結果排定逾期工作的優先順序、解決阻礙，並協調即將交付的成果。

ClickUp 是一款一站式專案管理平台，將任務、文件、團隊溝通和專案規劃整合至同一工作空間。其 AI 功能可協助團隊尋找專案資訊、摘要整理工作內容，並減少重複性任務。彈性的檢視方式讓您無須在多個應用程式間切換，也能更輕鬆管理不同工作流程。

• ClickUp Brain： 擷取專案資訊、回答問題，並摘要整理任務、文件和更新內容。

• AI Notetaker： 記錄會議討論、產生摘要，並標示關鍵決策和行動項目。

• AI agents： 協助管理重複性工作流程、處理與任務相關的請求，並自動化特定專案活動。

• 可自訂的專案檢視： 可在清單、看板、行事曆和時程表之間切換，以追蹤截止日期、整理任務及監控進度。

• 管理多個專案的團隊。

• 尋找一站式工作空間的企業。

• 需要共享專案資訊的遠端團隊。

• 希望在不同任務中獲得 AI 協助的專案經理。

Jira 是一款廣泛用於軟體開發和技術團隊的 AI 專案管理工具。它能協助團隊將工作整理為議題、規劃衝刺、追蹤錯誤，並監控整個開發週期的進度。其 AI 功能支援議題管理，幫助開發人員和專案經理更有效率地處理資訊。

• AI 工作項目摘要： 將冗長的議題討論、留言和更新內容濃縮為清楚摘要，以便快速理解。

• AI 輔助工作拆分： 協助團隊將複雜任務拆分為較小、易於管理的工作項目，並整理專案活動。

• Jira Query Language (JQL) 協助： 支援使用者建立、理解及排除查詢問題，以找出相關專案資料。

• 敏捷看板與 Sprint 規劃： 集中管理待辦事項、指派任務、監控 Sprint 進度，並追蹤開發里程碑。

• 軟體開發團隊。

• 敏捷與 Scrum 團隊。

• 管理錯誤與請求的 IT 部門。

• 協調開發工作的產品團隊。

Taskade 在單一工作區中整合 AI 輔助專案規劃、任務管理、協作與工作流程自動化。使用者可用自然語言描述專案，並透過 AI 制定計畫、整理任務或建立自訂專案應用程式。其 AI agents 也能協助團隊將特定工作流程自動化，並管理跨專案資訊。

• AI Project Studio： 將自然語言指令轉換為結構化的專案計畫、任務清單與可執行大綱。

• 自訂 AI agents： 建立專門的 AI 助理，以處理重複性任務並支援特定專案工作流程。

• 工作流程自動化： 串聯不同工作流程中的任務與動作，減少手動操作並提升效率。

• 多種專案檢視方式： 透過清單、看板、行事曆與心智圖整理及追蹤工作，以因應不同的規劃需求。

• 自由工作者與小型企業

• 遠端與分散式團隊

• 需要可自訂 AI 工作流程的團隊

• 需要在同一處完成專案規劃與協作的使用者

Wrike 是一款專為專案管理設計的 AI 工具，可協助團隊協調專案、管理資源及追蹤期限。其 AI 功能可協助撰寫任務說明、摘要專案更新，並識別潛在風險。當多個團隊需要掌握複雜專案與不斷變動的優先順序時，此平台尤其實用。

• AI 任務撰寫： 產生清晰的任務說明、優化指示，並協助團隊更有效地溝通需求。

• AI 摘要： 將冗長的專案討論、更新與報告轉為精簡摘要，凸顯關鍵資訊。

• 風險預測： 識別潛在的專案風險、瓶頸與延誤，讓團隊能及早處理問題。

• 工作負載管理： 監控團隊工作量、追蹤已指派的職責，並協助更平均地分配任務。

• 中大型企業。

• 管理複雜專案的團隊。

• 管理多個客戶帳戶的代理商。

• 需要掌握工作負載與風險狀況的專案經理。

monday.com 透過其 monday work management 平台，提供視覺化專案看板、可自訂工作流程與 AI 輔助工作管理功能。團隊可利用這些功能整理職責、追蹤進度，並自動化例行流程。其彈性的設定方式，適合需要協調不同類型工作的部門。

• monday Sidekick： 透過自然語言指令協助使用者與看板資料互動，讓查找資訊與管理工作更容易。

• AI Blocks： 摘要文字、擷取重要細節並產生回覆，以支援日常專案任務。

• AI 驅動的自動化： 透過觸發指定動作並串聯不同工作流程的步驟，簡化重複性流程。

• 可自訂看板： 利用彈性的視覺化看板整理任務、指派負責人、設定期限並追蹤專案狀態。

• 行銷與創意團隊。

• 跨職能部門。

• 仰賴視覺化方式追蹤專案的企業。

• 想要自訂工作流程的團隊。

Motion 專注於 AI 驅動的排程與任務規劃。它會根據使用者的行事曆、優先順序與可用時間安排任務，免去逐一手動管理每項活動的麻煩。當會議、截止期限與不斷變動的優先順序讓每日規劃變得困難時，這項工具尤其實用。

• AI 任務排程： 根據截止期限、預估所需時間與行事曆空檔，自動安排任務。

• 優先順序管理： 協助使用者專注於緊急且重要的任務，讓專案持續推進。

• 行事曆整合： 將任務、會議與約會整合成協調一致的行程，以改善時間管理。

• 行程調整： 會議、截止期限或優先順序變動時，重新安排已規劃的任務，協助使用者維持合理的工作量。

• 自由工作者與獨立專業人士。

• 行事曆排滿的忙碌管理者。

• 需要因應變動期限的小型團隊。

• 想將每日規劃自動化的人。

Hive 將專案規劃、團隊協作與任務管理結合 AI 輔助功能。其 AI 工具可協助將專案構想轉化為初步計畫，讓工作更容易展開。團隊接著可在同一工作區中指派職責、追蹤進度並進行溝通。

• AI 專案規劃： 將書面指示轉換為結構化的專案計畫，並提供建議任務、里程碑與後續步驟。

• 任務管理： 指派職責、設定截止期限、追蹤進度，並妥善整理交付成果。

• 專案檢視： 在看板、時間軸及其他版面之間切換，以視覺化呈現時程並監控專案進度。

• 團隊協作： 將討論、專案更新與共享資訊連結至任務，讓團隊協調更順暢。

• 行銷與創意代理商。

• 從零開始規劃專案的團隊。

• 管理多個進行中專案的企業。

• 希望同時使用任務管理與協作功能的團隊。

Zapier 採用工作流程自動化的方式進行專案管理，而非主要作為傳統專案看板。它可連接不同應用程式，讓團隊建立稱為 Zaps 的自動化工作流程，在各項服務之間傳遞資訊並觸發動作。其 AI 功能可協助建立及管理這些工作流程，減少跨工具手動更新的需求。

• AI 輔助建立工作流程： 使用自然語言指示建立自動化工作流程，減少手動設定的需求。

• 應用程式整合： 連接數千款應用程式，以便在不同平台間共享資料並協調任務。

• 自動化任務路由： 特定事件發生時，觸發動作、傳送通知，或將資訊導向正確目的地。

• 多步驟工作流程： 將多項動作結合為單一自動化程序，簡化重複性任務並提升效率。

• 使用多種商務應用程式的團隊。

• 希望減少重複行政工作的企業。

• 管理例行流程的營運團隊。

• 需要讓資訊在各工具之間流通的專案經理。

Asana 協助團隊協調任務、設定專案目標，並追蹤跨部門進度。其 AI 功能支援專案更新、摘要及工作流程整理，讓團隊能減少花費在日常協調上的時間。對於需要清楚掌握職責分工和專案成果的企業而言，這是實用的選擇。

• 智慧摘要： 將冗長的任務說明、專案更新和討論濃縮為精簡摘要，突顯關鍵資訊。

• AI 驅動的工作流程： 協助團隊建立、整理及管理可重複執行的流程，減少手動工作並提升一致性。

• 自動標籤： 透過 AI 輔助標籤為任務和專案資訊分類，方便整理與查找。

• 專案目標與報告： 將日常任務連結至更廣泛的業務目標，並透過專案報告和績效追蹤監控進度。

• 跨職能商務團隊。

• 行銷與營運部門。

• 追蹤跨專案目標的管理者。

• 協調多個部門工作的團隊。

選對 AI 專案管理工具，可幫助團隊節省時間、維持井然有序，並更有效率地管理任務。雖然上述工具都提供實用功能，但請考量以下因素，以找出最符合團隊需求的選擇。

• 釐清專案管理需求

先找出希望工具解決的問題。例如，您可能需要協助指派任務、追蹤截止日期、管理工作負載或製作專案報告。

• 檢查任務規劃與追蹤能力

尋找能讓您輕鬆建立任務、設定截止日期、指派責任並追蹤進度的功能。具備看板、行事曆和甘特圖的工具，可協助您掌握需要留意的事項，並讓專案按時推進。

• 評估 AI 自動化功能

確認工具如何運用 AI 減少重複工作。自動任務摘要、智慧排程、進度更新和截止日期提醒等功能，可節省時間，並讓團隊專注於重要任務。

• 考量團隊規模與協作需求

選擇符合團隊工作方式的工具，無論是獨自管理專案，還是與多個部門協調。共用工作區、留言、檔案分享和即時更新，可讓溝通更順暢，確保所有人掌握相同資訊。

• 檢視整合能力與資料安全性

確認工具能與團隊現有的應用程式搭配使用，並在加入敏感的專案資訊前，檢視其存取控制、資料保護政策和安全功能。對於訂閱 Kimi 企業版的組織，其商務資料預設不會用於訓練模型。

適合的 AI 專案管理工具，是符合您工作流程的工具，而不只是功能最多的那一款。在做出決定前，請根據專案複雜度、團隊需求和預算比較各項選擇。若您需要的不只是傳統任務追蹤，請考慮使用 Kimi Work 處理研究密集型專案、平行執行任務、資料分析和建立報告。