如何在商務中運用 AI：實用應用與步驟

經營企業往往意味著要同時處理數十項每週悄悄耗去好幾個小時的小任務。從整理資料到處理重複性工作，這些任務可能拖慢團隊進度，壓縮真正重要工作的時間。AI 可以透過簡化例行流程、分析資訊及支援日常決策，協助企業減輕這些工作負擔。了解如何在商務中運用 AI，能幫助團隊找出實際應用方式，並將 AI 納入日常工作流程。

AI 不只適用於進階技術任務，也能幫助企業更快處理日常工作、善用手上的資訊，並減少花在例行流程上的時間。以下是 AI 支援企業的一些實際方式：

• 自動化重複性工作

AI 可以處理許多耗時的例行任務，例如分類資訊、建立摘要、整理文件，或在不同步驟之間轉移資料。這能減少人工處理工作，讓員工專注於需要更多心力與創意的任務。

• 分析商業資料

大量資料若靠人工審閱，可能既困難又耗時。AI 可以掃描這些資訊、發現模式、標示重要變化，並將複雜資料轉化為實用洞見，支援日常商業決策。

• 支援內容與創意工作

AI 可以協助為部落格文章、電子郵件、產品說明、簡報及其他商業內容建立初稿。它也能協助發想、編輯、研究，以及製作同一份內容的不同版本，加快創意流程。

• 改善客戶與員工體驗

更快獲得答覆、更容易取得資訊，能讓日常互動更加順暢。AI 可以協助回覆常見客戶問題、整理請求，並幫助員工找到所需資訊，無須在多個來源中反覆翻找。

要在商務中有效運用 AI，重點不在於採用越多工具越好，而在於將工具用在正確的問題上。務實的做法是先從一個定義明確的工作流程開始，測試 AI 的表現，待成果明確後再擴大應用。以下說明如何在業務發展中運用 AI：

先找出一項具體到足以解決及衡量的商業問題。可從那些耗費大量時間、需要重複人工處理、拖慢決策，或造成可避免成本的任務著手。

例如，與其設定「運用 AI 改善行銷」這類寬泛目標，不如訂出更具體的目標，例如縮短將行銷活動研究轉化為內容所需的時間。問題越明確，就越容易判斷 AI 是否確實改善了工作流程。

確定商業問題後，將相關流程拆解為個別步驟，並找出 AI 能提供實質協助的任務。

AI 特別適合用於包含以下情況的工作流程：

• 重複性或耗時的任務

• 需要審閱或整理的大量資訊

• 內容創作或轉換

• 研究與資訊蒐集

• 資料分析與模式辨識

• 流程相對一致的工作

不必將整個工作流程全部自動化。先找出一兩個可由 AI 減少人工投入的步驟，同時將重要決策保留給人員處理。

不同的商業問題需要不同類型的 AI 工具。生成式 AI 工具可能適合用於撰寫內容初稿、摘要文件、分析資訊或發想點子；預測型 AI 則可能更適合預測需求，或找出歷史資料中的模式。

也要考量該解決方案如何融入現有工作流程。若是簡單、獨立的工作，AI 應用程式或許已足夠；較複雜的流程，則可能需要能跨多個步驟、檔案、網站或應用程式運作的工具。

目標不是選擇最先進的 AI 工具，而是選擇符合工作需求、資料、工作流程及所需人工監督程度的工具。

在整個部門全面導入 AI 前，先在有限的工作流程中測試。選擇具代表性的工作，並將 AI 輔助流程與原本的完成方式進行比較。

例如，團隊可以使用 AI 處理一小批客戶意見回饋、編製有限數量的報告，或協助處理一項內容工作流程。小規模試行可讓你在影響更大規模的營運之前，更容易發現不準確的輸出、流程缺口及未預期的限制。

當系統具備理解工作所需的資訊與指示時，AI 的輸出會更有用。依工作流程而定，這些內容可能包括公司文件、產品資訊、客戶資料、品牌規範、過往工作成果，或對預期輸出的具體指示。

請清楚說明目標、限制條件、格式，以及 AI 應使用的資訊。同時，在將敏感或機密的商業資訊連結至 AI 工作流程前，應先制定適當的規範。

不要只因輸出看起來不錯，就判定 AI 導入成功。應以可衡量的標準，將 AI 輔助工作流程與原有流程進行比較。

可追蹤以下項目：

• 每項工作節省的時間

• 每個工作流程的成本

• 產出量

• 錯誤率或修改率

• 成果品質

• 客戶回應或滿意度

• 對營收或轉換的影響

例如，若某項工作流程原本需要四小時，現在只需兩小時且品質不變，這樣的改善比單純說團隊「更常使用 AI」更容易評估。

AI 可協助研究、分析、生成內容及例行決策，但涉及準確性、商業判斷、客戶、財務或敏感資訊的工作，仍須由人員審查。

明確界定人員應在哪些環節審查或核准 AI 生成的結果。員工也應知道如何辨識缺乏依據的主張、錯誤資訊，或不符合公司要求的輸出。

對於風險較高的工作流程，AI 應支援決策過程，而非自行做出最終決定。

當試行取得一致的成果後，應先將其轉化為可重複執行的工作流程，再擴展至其他團隊或使用情境。

記錄 AI 的使用方式、所需資訊、哪些環節需要人工審查，以及應如何衡量成效。之後，你可以培訓更多員工、將工作流程與既有工具串接，或把相同方法套用至類似的商業流程。

擴大規模應以已證實的價值為依據，而不是為了採用 AI 而採用 AI。若某個工作流程無法帶來可衡量的改善，就應加以調整，或改為嘗試其他使用情境。

AI 的應用不僅限於企業的單一環節。從吸引客戶、促成交易，到管理財務與打造產品，不同團隊都能運用 AI 減少瑣碎工作，更有效率地處理資訊。以下說明 AI 如何支援一些最常見的業務職能。

行銷團隊可使用 AI 加快研究、內容製作及行銷活動分析。它能協助將行銷活動簡報轉化為內容構想、為不同管道調整既有內容、摘要受眾研究，並分析行銷活動成效。AI 也能協助行銷人員找出客戶行為模式，並運用這些洞察優化訊息與目標受眾設定。

AI 可協助銷售團隊減少花在研究與行政工作上的時間。它能研究潛在客戶、摘要客戶資訊、依據既定標準篩選潛在商機、撰寫個人化聯繫內容，以及摘要銷售對話。它也能協助整理 CRM 工作流程中的資訊，並呈現銷售活動中的模式，以支援預測與後續跟進。

客服團隊可運用 AI 處理例行詢問，並協助客服人員應對較複雜的對話。常見應用包括回答常見問題、分類及轉派支援請求、摘要客戶互動內容、擷取相關資訊，以及草擬回覆。AI 可處理工作流程中重複性高的部分，並將需要人類判斷的案件升級處理。

AI 可協助營運團隊分析大量資訊，找出改善流程的方法。應用包括需求預測、庫存規劃、資源配置、流程監控、文件處理及預測性維護。對於供應鏈或物流作業複雜的企業，AI 也能協助辨識難以透過人工分析發現的模式。

財務團隊可運用 AI 處理財務文件、分類支出、辨識異常交易，並協助報告與預測工作。AI 也能協助比較不同期間的財務資料、摘要報告，並找出需進一步調查的異常情況。由於財務工作流程可能涉及敏感資訊，AI 產生的結果在用於重要財務決策前，應先經過審核。

AI 可在招募、員工發展及內部知識管理等領域支援人資團隊。它能協助草擬職務說明、整理候選人資訊、摘要員工回饋、建立培訓教材，以及回答有關公司政策的例行問題。對於招募及其他敏感的員工決策，AI 應支援決策流程，而非在未經適當人為審核下自行作出決定。

產品與工程團隊可在整個開發流程中運用 AI，從前期研究到實作與文件撰寫皆可涵蓋。AI 能分析使用者回饋、摘要產品需求、產生或解釋程式碼、建立文件，並協助團隊探索產品構想。對於較大型的專案，AI 也能支援多個開發階段，而開發人員仍須負責審核最終成果。

Kimi Work 是專為在單一工作流程中處理複雜、多步驟商業任務而打造的 AI 工作空間。你不必依賴個別提示詞，而是可以提供更廣泛的目標，讓它管理研究、分析、撰寫及資料處理等步驟。它能整理商業資訊並轉化為有結構、可採取行動的成果，讓複雜工作流程更容易管理。

• 以目標為導向執行商業任務

Kimi Work 可接收商業目標及其驗收標準，規劃必要步驟、執行工作，並持續依據目標檢查結果，直到符合需求為止，無須逐步提供提示詞。

• 多 agent 平行研究

Kimi Work 可啟用 Agent Swarm，這是一個由多個 AI agent 協同處理複雜商業問題的網路。它會將廣泛的問題拆分為可平行進行的研究主題，並由專責 agent 涵蓋競爭對手、客戶、定價及趨勢等領域。接著會將研究發現整合為統一分析，讓你無須逐一協調各研究主題，也能獲得更全面的商業觀點。

• 讓 AI 立基於你的商業情境

Kimi Work 在你的桌面裝置上執行，可存取本機檔案與資料夾、跨分頁瀏覽網路，並使用專業資料庫。因此，其輸出可反映你的實際商業文件與資料，而非泛泛資訊。

• 產出可直接用於商業的交付成果

Kimi Work 會將結果轉換為可編輯的商業資產，包括計畫、報告、簡報、試算表、網站及程式碼。這讓輸出結果可直接用於商業工作流程的後續階段。

• 自動化定期商業監測

排程工作流程可讓 Kimi Work 持續追蹤競爭對手、市場動態、客戶訊號及財務指標。蒐集到的結果可整理為隨時間持續更新的儀表板。

在商業中運用 AI，重點在於找出能減少阻礙、改善工作流程，並讓團隊騰出時間專注於更高價值工作的實用方法。從小規模開始、衡量結果，再擴大有效的做法。Kimi Work 可協助將商業目標轉化為結構化工作流程，並簡化日常任務。請在兼顧資訊與隱私安全的前提下，訂閱 Kimi Business 以取得更多 AI 功能，將 AI 導入整個企業。