วิธีใช้ AI ในธุรกิจ: การใช้งานและขั้นตอนที่ทำได้จริง

การดำเนินธุรกิจมักหมายถึงการต้องจัดการงานเล็ก ๆ หลายสิบอย่างที่ใช้เวลาหลายชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์โดยไม่รู้ตัว ตั้งแต่การจัดระเบียบข้อมูลไปจนถึงการจัดการงานซ้ำ ๆ งานเหล่านี้อาจทำให้ทีมทำงานช้าลงและเหลือเวลาน้อยลงสำหรับงานที่สำคัญจริง ๆ AI ช่วยธุรกิจลดภาระงานนี้ได้ด้วยการทำให้กระบวนการประจำมีประสิทธิภาพขึ้น วิเคราะห์ข้อมูล และสนับสนุนการตัดสินใจในแต่ละวัน การเรียนรู้วิธีใช้ AI ในธุรกิจช่วยให้ทีมระบุการใช้งานที่เหมาะสมและนำ AI มาเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์ประจำวันได้

AI ไม่ได้มีประโยชน์เฉพาะกับงานเทคนิคขั้นสูงเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ธุรกิจจัดการงานประจำวันได้เร็วขึ้น ใช้ข้อมูลได้คุ้มค่าขึ้น และลดเวลาที่ใช้กับกระบวนการประจำ นี่คือแนวทางที่ AI สามารถสนับสนุนธุรกิจได้จริง:

• ทำงานซ้ำ ๆ ให้เป็นอัตโนมัติ

AI สามารถจัดการงานประจำที่ใช้เวลามาก เช่น การคัดแยกข้อมูล การสร้างสรุป การจัดระเบียบเอกสาร หรือการย้ายข้อมูลระหว่างขั้นตอน ซึ่งช่วยลดงานที่ต้องทำด้วยมือและทำให้พนักงานมุ่งเน้นงานที่ต้องใช้ความใส่ใจและความคิดสร้างสรรค์มากกว่าได้

• วิเคราะห์ข้อมูลธุรกิจ

ข้อมูลจำนวนมากอาจตรวจทานด้วยตนเองได้ยากและใช้เวลานาน AI สามารถสแกนข้อมูลเหล่านั้น มองหารูปแบบ เน้นการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญ และเปลี่ยนข้อมูลที่ซับซ้อนให้เป็นข้อมูลเชิงลึกที่เป็นประโยชน์เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจทางธุรกิจในแต่ละวัน

• สนับสนุนงานคอนเทนต์และงานสร้างสรรค์

AI ช่วยสร้างร่างแรกสำหรับบทความบล็อก อีเมล คำอธิบายสินค้า งานนำเสนอ และคอนเทนต์ทางธุรกิจอื่น ๆ ได้ นอกจากนี้ยังช่วยคิดไอเดีย แก้ไข ค้นคว้า และสร้างคอนเทนต์ชิ้นเดียวกันในหลายเวอร์ชัน ทำให้กระบวนการสร้างสรรค์รวดเร็วยิ่งขึ้น

• ยกระดับประสบการณ์ของลูกค้าและพนักงาน

คำตอบที่รวดเร็วและการเข้าถึงข้อมูลที่ง่ายขึ้นช่วยให้การโต้ตอบในแต่ละวันราบรื่นกว่าเดิม AI ช่วยตอบคำถามลูกค้าที่พบบ่อย จัดระเบียบคำขอ และช่วยให้พนักงานค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้โดยไม่ต้องค้นจากหลายแหล่ง

การใช้ AI ในธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพไม่ได้อยู่ที่การนำเครื่องมือมาใช้ให้มากที่สุด แต่อยู่ที่การนำไปใช้กับปัญหาที่เหมาะสม แนวทางที่ทำได้จริงคือเริ่มจากเวิร์กโฟลว์หนึ่งที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน ทดสอบประสิทธิภาพของ AI แล้วขยายการใช้งานเมื่อเห็นผลลัพธ์ชัดเจน นี่คือวิธีใช้ AI เพื่อพัฒนาธุรกิจ:

เริ่มจากระบุปัญหาทางธุรกิจที่มีความเฉพาะเจาะจงมากพอจะแก้ไขและวัดผลได้ มองหางานที่ใช้เวลามาก ต้องทำงานด้วยตนเองซ้ำ ๆ ทำให้การตัดสินใจล่าช้า หรือก่อให้เกิดต้นทุนที่หลีกเลี่ยงได้

ตัวอย่างเช่น แทนที่จะตั้งเป้าหมายกว้าง ๆ อย่าง “ใช้ AI เพื่อปรับปรุงการตลาด” ให้กำหนดเป้าหมายที่เป็นรูปธรรมมากขึ้น เช่น ลดเวลาที่ใช้เปลี่ยนข้อมูลวิจัยแคมเปญให้เป็นเนื้อหา ปัญหาที่ชัดเจนช่วยให้ประเมินได้ง่ายขึ้นว่า AI ช่วยปรับปรุงขั้นตอนการทำงานได้จริงหรือไม่

เมื่อมีปัญหาทางธุรกิจแล้ว ให้แยกกระบวนการที่เกี่ยวข้องออกเป็นแต่ละขั้นตอน และมองหางานที่ AI สามารถช่วยได้อย่างมีประโยชน์

AI มีประโยชน์เป็นพิเศษกับขั้นตอนการทำงานที่เกี่ยวข้องกับ:

• งานที่ทำซ้ำหรือใช้เวลามาก

• ข้อมูลจำนวนมากที่ต้องตรวจทานหรือจัดระเบียบ

• การสร้างหรือแปลงเนื้อหา

• การวิจัยและรวบรวมข้อมูล

• การวิเคราะห์ข้อมูลและการจดจำรูปแบบ

• งานที่มีกระบวนการค่อนข้างสม่ำเสมอ

ไม่จำเป็นต้องทำให้ขั้นตอนการทำงานทั้งหมดเป็นอัตโนมัติ เริ่มจากระบุหนึ่งหรือสองขั้นตอนที่ AI สามารถลดงานที่ต้องทำด้วยตนเองได้ โดยยังให้คนเป็นผู้ตัดสินใจเรื่องสำคัญ

ปัญหาทางธุรกิจแต่ละประเภทต้องใช้เครื่องมือ AI ที่แตกต่างกัน เครื่องมือ generative AI อาจเหมาะสำหรับการร่างเนื้อหา สรุปเอกสาร วิเคราะห์ข้อมูล หรือสร้างไอเดีย ขณะที่ predictive AI อาจเหมาะกว่าสำหรับการคาดการณ์ความต้องการหรือระบุรูปแบบในข้อมูลย้อนหลัง

ควรพิจารณาด้วยว่าโซลูชันนั้นเข้ากับขั้นตอนการทำงานที่มีอยู่ได้อย่างไร สำหรับงานเดี่ยวที่เรียบง่าย แอปพลิเคชัน AI อาจเพียงพอ แต่กระบวนการที่ซับซ้อนกว่านั้นอาจต้องใช้เครื่องมือที่ทำงานครอบคลุมหลายขั้นตอน ไฟล์ เว็บไซต์ หรือแอปพลิเคชันได้

เป้าหมายไม่ใช่การเลือกเครื่องมือ AI ที่ล้ำหน้าที่สุด แต่เป็นเครื่องมือที่เหมาะกับงาน ข้อมูล ขั้นตอนการทำงาน และระดับการกำกับดูแลโดยมนุษย์ที่ต้องการ

ก่อนนำ AI ไปใช้ทั่วทั้งแผนก ให้ทดสอบกับขั้นตอนการทำงานในขอบเขตจำกัดก่อน เลือกงานที่เป็นตัวแทน และเปรียบเทียบกระบวนการที่มี AI ช่วยกับวิธีทำงานเดิม

ตัวอย่างเช่น ทีมอาจใช้ AI เพื่อประมวลผลความคิดเห็นจากลูกค้าชุดเล็ก จัดทำรายงานจำนวนจำกัด หรือช่วยในขั้นตอนการทำงานด้านเนื้อหาหนึ่งขั้นตอน โครงการนำร่องขนาดเล็กช่วยให้ระบุผลลัพธ์ที่ไม่แม่นยำ ช่องว่างในขั้นตอนการทำงาน และข้อจำกัดที่คาดไม่ถึงได้ง่ายขึ้น ก่อนที่สิ่งเหล่านี้จะส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานขนาดใหญ่

ผลลัพธ์จาก AI จะมีประโยชน์มากขึ้นเมื่อระบบมีข้อมูลและคำสั่งที่จำเป็นต่อการเข้าใจงาน โดยขึ้นอยู่กับขั้นตอนการทำงาน ข้อมูลเหล่านี้อาจรวมถึงเอกสารของบริษัท ข้อมูลผลิตภัณฑ์ ข้อมูลลูกค้า แนวทางการใช้แบรนด์ ผลงานก่อนหน้า หรือคำสั่งเฉพาะเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่ต้องการ

ระบุเป้าหมาย ข้อจำกัด รูปแบบ และข้อมูลที่ AI ควรใช้ให้ชัดเจน ขณะเดียวกัน ควรกำหนดกฎที่เหมาะสมสำหรับข้อมูลธุรกิจที่มีความอ่อนไหวหรือเป็นความลับก่อนเชื่อมต่อข้อมูลเหล่านั้นเข้ากับขั้นตอนการทำงานของ AI

อย่าตัดสินการนำ AI มาใช้เพียงจากการที่ผลลัพธ์ดูดี ให้เปรียบเทียบขั้นตอนการทำงานที่มี AI ช่วยกับกระบวนการเดิมโดยใช้เกณฑ์ที่วัดผลได้

สิ่งที่อาจติดตาม ได้แก่:

• เวลาที่ประหยัดได้ต่องานหนึ่งรายการ

• ต้นทุนต่อขั้นตอนการทำงาน

• ปริมาณผลงาน

• อัตราข้อผิดพลาดหรือการแก้ไข

• คุณภาพของผลลัพธ์

• การตอบสนองหรือความพึงพอใจของลูกค้า

• ผลกระทบต่อรายได้หรืออัตราการเปลี่ยนเป็นลูกค้า

ตัวอย่างเช่น หากเดิมเวิร์กโฟลว์หนึ่งใช้เวลาสี่ชั่วโมง แต่ปัจจุบันใช้เวลาสองชั่วโมงโดยยังคงคุณภาพเท่าเดิม การประเมินผลการปรับปรุงจะทำได้ง่ายกว่าการกล่าวเพียงว่าทีม “ใช้ AI มากขึ้น”

AI สามารถช่วยด้านการค้นคว้า การวิเคราะห์ การสร้างเนื้อหา และการตัดสินใจตามงานประจำได้ แต่การตรวจทานโดยมนุษย์ยังสำคัญสำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับความถูกต้อง การใช้ดุลยพินิจทางธุรกิจ ลูกค้า การเงิน หรือข้อมูลอ่อนไหว

กำหนดจุดที่บุคลากรควรตรวจทานหรืออนุมัติผลลัพธ์ที่ AI สร้างขึ้น พนักงานควรทราบด้วยว่าจะระบุข้อกล่าวอ้างที่ไม่มีหลักฐานรองรับ ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง หรือผลลัพธ์ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดของบริษัทได้อย่างไร

สำหรับเวิร์กโฟลว์ที่มีความเสี่ยงสูง AI ควรสนับสนุนกระบวนการตัดสินใจ ไม่ใช่ตัดสินใจขั้นสุดท้ายได้เอง

เมื่อโครงการนำร่องให้ผลลัพธ์ที่สม่ำเสมอแล้ว ควรพัฒนาให้เป็นเวิร์กโฟลว์ที่ทำซ้ำได้ก่อนขยายไปยังทีมอื่นหรือกรณีใช้งานอื่น

จัดทำเอกสารว่า AI ควรใช้อย่างไร ต้องใช้ข้อมูลใด จุดใดที่ต้องมีการตรวจทานโดยมนุษย์ และควรวัดผลการทำงานอย่างไร จากนั้นจึงฝึกอบรมพนักงานเพิ่มเติม เชื่อมต่อเวิร์กโฟลว์กับเครื่องมือที่มีอยู่ หรือใช้แนวทางเดียวกันกับกระบวนการธุรกิจที่คล้ายกันได้

การขยายควรอิงตามคุณค่าที่พิสูจน์ได้ ไม่ใช่การนำ AI มาใช้เพียงเพื่อการนำ AI มาใช้เอง หากเวิร์กโฟลว์ไม่ก่อให้เกิดการปรับปรุงที่วัดผลได้ ให้ปรับปรุงหรือเปลี่ยนไปใช้กรณีใช้งานอื่น

AI สามารถนำไปใช้ได้มากกว่าธุรกิจเพียงส่วนเดียว ตั้งแต่การดึงดูดลูกค้าและปิดการขาย ไปจนถึงการบริหารการเงินและพัฒนาผลิตภัณฑ์ ทีมต่าง ๆ สามารถใช้ AI เพื่อลดงานจุกจิกและทำงานกับข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ต่อไปนี้คือวิธีที่ AI สามารถสนับสนุนงานธุรกิจที่พบบ่อยบางด้าน

ทีมการตลาดสามารถใช้ AI เพื่อเร่งการค้นคว้า การผลิตเนื้อหา และการวิเคราะห์แคมเปญ AI ช่วยเปลี่ยนบรีฟแคมเปญให้เป็นไอเดียเนื้อหา ปรับเนื้อหาที่มีอยู่ให้เหมาะกับแต่ละช่องทาง สรุปผลการวิจัยกลุ่มเป้าหมาย และวิเคราะห์ประสิทธิภาพของแคมเปญได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้นักการตลาดระบุรูปแบบพฤติกรรมของลูกค้า และใช้ข้อมูลเชิงลึกเหล่านั้นปรับปรุงข้อความสื่อสารและการกำหนดกลุ่มเป้าหมายได้

AI ช่วยให้ทีมขายใช้เวลากับการค้นคว้าและงานธุรการน้อยลง โดยสามารถค้นคว้าข้อมูลผู้ที่อาจเป็นลูกค้า สรุปข้อมูลบัญชีลูกค้า คัดกรองลีดตามเกณฑ์ที่กำหนด ร่างข้อความติดต่อเฉพาะบุคคล และสรุปบทสนทนาการขายได้ นอกจากนี้ยังช่วยจัดระเบียบข้อมูลในเวิร์กโฟลว์ CRM และแสดงรูปแบบในกิจกรรมการขายที่อาจช่วยในการคาดการณ์และการติดตามผล

ทีมบริการลูกค้าสามารถใช้ AI เพื่อจัดการคำถามทั่วไปและช่วยเอเจนต์ในการสนทนาที่ซับซ้อนขึ้น การใช้งานที่พบบ่อย ได้แก่ การตอบคำถามที่พบบ่อย การจัดประเภทและส่งต่อคำขอรับการสนับสนุน การสรุปการโต้ตอบกับลูกค้า การค้นคืนข้อมูลที่เกี่ยวข้อง และการร่างคำตอบ AI สามารถจัดการส่วนที่ทำซ้ำของเวิร์กโฟลว์ ขณะเดียวกันก็ส่งต่อกรณีที่ต้องใช้ดุลยพินิจของมนุษย์

AI ช่วยให้ทีมปฏิบัติการวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมากและค้นหาวิธีปรับปรุงกระบวนการได้ การใช้งาน ได้แก่ การคาดการณ์ความต้องการ การวางแผนสินค้าคงคลัง การจัดสรรทรัพยากร การติดตามกระบวนการ การประมวลผลเอกสาร และการบำรุงรักษาเชิงคาดการณ์ สำหรับธุรกิจที่มีห่วงโซ่อุปทานหรือการดำเนินงานด้านโลจิสติกส์ที่ซับซ้อน AI ยังช่วยระบุรูปแบบที่ยากจะมองเห็นจากการวิเคราะห์ด้วยตนเองได้

ทีมการเงินสามารถใช้ AI เพื่อประมวลผลเอกสารทางการเงิน จัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย ระบุธุรกรรมที่ผิดปกติ และช่วยจัดทำรายงานกับการคาดการณ์ได้ AI ยังช่วยเปรียบเทียบข้อมูลทางการเงินระหว่างช่วงเวลา สรุปรายงาน และแจ้งความผิดปกติเพื่อให้ตรวจสอบเพิ่มเติมได้ เนื่องจากเวิร์กโฟลว์ทางการเงินอาจเกี่ยวข้องกับข้อมูลอ่อนไหว จึงควรตรวจทานผลลัพธ์ที่ AI สร้างขึ้นก่อนนำไปใช้ตัดสินใจทางการเงินที่สำคัญ

AI สามารถสนับสนุนทีม HR ในด้านการสรรหาบุคลากร การพัฒนาพนักงาน และการจัดการองค์ความรู้ภายในองค์กร โดยช่วยร่างคำบรรยายตำแหน่งงาน จัดระเบียบข้อมูลผู้สมัคร สรุปความคิดเห็นของพนักงาน สร้างสื่อฝึกอบรม และตอบคำถามทั่วไปเกี่ยวกับนโยบายบริษัทได้ สำหรับการจ้างงานและการตัดสินใจสำคัญอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับพนักงาน AI ควรสนับสนุนกระบวนการ ไม่ใช่ตัดสินใจเองโดยไม่มีการตรวจทานจากมนุษย์อย่างเหมาะสม

ทีมผลิตภัณฑ์และวิศวกรรมสามารถใช้ AI ได้ตลอดกระบวนการพัฒนา ตั้งแต่การวิจัยระยะแรกไปจนถึงการนำไปใช้จริงและการจัดทำเอกสาร AI สามารถวิเคราะห์ความคิดเห็นของผู้ใช้ สรุปข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์ สร้างหรืออธิบายโค้ด จัดทำเอกสาร และช่วยทีมสำรวจแนวคิดผลิตภัณฑ์ได้ สำหรับโครงการขนาดใหญ่ AI ยังช่วยสนับสนุนการพัฒนาในหลายขั้นตอนได้ โดยนักพัฒนายังคงเป็นผู้รับผิดชอบในการตรวจทานผลงานขั้นสุดท้าย

Kimi Work คือพื้นที่ทำงาน AI ที่ออกแบบมาเพื่อจัดการงานธุรกิจที่ซับซ้อนและมีหลายขั้นตอนในเวิร์กโฟลว์เดียว แทนที่จะต้องพึ่งพา prompt แยกกัน คุณสามารถกำหนดเป้าหมายที่กว้างกว่า แล้วให้ระบบจัดการขั้นตอนต่าง ๆ เช่น การวิจัย การวิเคราะห์ การเขียน และการประมวลผลข้อมูลได้ นอกจากนี้ยังจัดระเบียบข้อมูลธุรกิจและแปลงเป็นผลลัพธ์ที่มีโครงสร้างและนำไปดำเนินการได้ ช่วยให้จัดการเวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อนได้ง่ายขึ้น

• ดำเนินงานธุรกิจตามเป้าหมาย

Kimi Work สามารถรับเป้าหมายทางธุรกิจและเกณฑ์การยอมรับ วางแผนขั้นตอนที่จำเป็น ดำเนินงาน และตรวจสอบผลลัพธ์เทียบกับเป้าหมายอย่างต่อเนื่องจนกว่าจะเป็นไปตามข้อกำหนด โดยไม่ต้องสั่งงานทีละขั้นตอนผ่าน prompt

• วิจัยแบบคู่ขนานด้วยเอเจนต์หลายตัว

Kimi Work สามารถเปิดใช้งาน Agent Swarm ซึ่งเป็นเครือข่ายเอเจนต์ AI หลายตัวที่ทำงานร่วมกันเพื่อตอบคำถามทางธุรกิจที่ซับซ้อน ระบบจะแยกคำถามที่ครอบคลุมกว้างออกเป็นหัวข้อวิจัยแบบคู่ขนาน โดยมีเอเจนต์เฉพาะด้านดูแลเรื่องต่าง ๆ เช่น คู่แข่ง ลูกค้า ราคา และแนวโน้ม จากนั้นจึงรวบรวมข้อค้นพบเป็นการวิเคราะห์ภาพรวมเดียว ช่วยให้เห็นมุมมองทางธุรกิจที่กว้างขึ้นโดยไม่ต้องประสานงานแต่ละหัวข้อวิจัยด้วยตนเอง

• ยึด AI กับบริบทธุรกิจของคุณ

Kimi Work ทำงานบนเดสก์ท็อปของคุณ จึงเข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์ในเครื่อง ท่องเว็บข้ามแท็บ และใช้ฐานข้อมูลวิชาชีพได้ ดังนั้นผลลัพธ์จึงสะท้อนเอกสารและข้อมูลธุรกิจจริงของคุณ แทนที่จะเป็นข้อมูลทั่วไป

• สร้างชิ้นงานที่พร้อมใช้ในธุรกิจ

Kimi Work แปลงผลลัพธ์เป็นชิ้นงานธุรกิจที่แก้ไขได้ เช่น แผน รายงาน งานนำเสนอ สเปรดชีต เว็บไซต์ และโค้ด ทำให้ผลลัพธ์พร้อมนำไปใช้ในขั้นตอนถัดไปของเวิร์กโฟลว์ธุรกิจ

• ทำให้การติดตามธุรกิจที่เกิดซ้ำเป็นอัตโนมัติ

เวิร์กโฟลว์ที่ตั้งเวลาไว้ช่วยให้ Kimi Work ติดตามคู่แข่ง ความเคลื่อนไหวของตลาด สัญญาณจากลูกค้า และตัวชี้วัดทางการเงินได้อย่างต่อเนื่อง ผลลัพธ์ที่รวบรวมได้สามารถจัดเป็นแดชบอร์ดที่อัปเดตอยู่เสมอเมื่อเวลาผ่านไป

การใช้ AI ในธุรกิจคือการหาวิธีที่ใช้ได้จริงเพื่อลดอุปสรรค ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ และให้ทีมมีเวลามุ่งกับงานที่มีมูลค่าสูงกว่า เริ่มจากเรื่องเล็ก วัดผลลัพธ์ แล้วขยายสิ่งที่ได้ผล Kimi Work ช่วยเปลี่ยนเป้าหมายทางธุรกิจให้เป็นเวิร์กโฟลว์ที่มีโครงสร้าง และทำให้งานประจำวันคล่องตัวขึ้น โดยคำนึงถึงความปลอดภัยของข้อมูลและความเป็นส่วนตัว สมัครใช้ Kimi Business เพื่อเข้าถึงความสามารถ AI เพิ่มเติมและนำ AI มาใช้ทั่วทั้งธุรกิจของคุณ