自動化報告：優點、類型與建立方式

業務團隊經常需要檢視績效、監控進度，並追蹤持續變化的結果。然而，從不同來源蒐集資訊、核對數字及準備定期更新，可能耗費大量時間。若缺乏一致的報告流程，也可能難以妥善整理資訊，並確保每個人都能取得最新結果。本文將探討自動化報告如何減少重複作業、常見的類型與優點，以及建立自動化報告的步驟。

自動化報告是運用不同來源的資料自動建立與更新的報告。系統會蒐集所需資料、整理資訊，並以易於理解的格式呈現，無須人工收集資訊及編製報告。這類報告可依設定的排程執行，例如每日、每週或每月執行，無須每次都由人員啟動流程。它們能協助企業追蹤績效、發現變化，並根據最新資訊做出決策。

自動化產生報告，讓您無須花費數小時手動編製報告，也能將大量資料轉化為實用資訊。流程很簡單：蒐集、整理、分析資料，並分享給需要的人員。依系統而定，報告可定期建立，也可在特定動作發生時產生。以下說明各個步驟的運作方式。

流程開始時，系統會從網站、資料庫及商業工具等已連接的來源蒐集資料。接著依據選定的指標整理及分析資訊，並轉換為易讀的報告。報告可設定為每日、每週或每月產生，也可在特定事件發生時產生。完成後，系統會透過電子郵件、儀表板或可下載檔案自動分享報告。

手動報告和自動化報告在所需時間、投入心力與資源上有所不同。手動報告包含許多重複性工作，自動化報告則透過預先定義的工作流程處理大部分工作。下表列出兩者的主要差異。

企業會依所需資訊及欲做出的決策使用不同類型的報告。有些著重於日常活動，有些則協助追蹤財務、行銷成效或整體績效。以下介紹 5 種常見的自動化報告系統及其用途。

• 營運報告

營運報告協助企業監控日常活動，並確認一切是否順利運作。自動化報告系統可蒐集銷售、庫存、生產及團隊績效等資料，定期產生更新報告。這能幫助管理者及早發現延誤、追蹤進度並解決問題。

• 財務報告

財務報告提供公司收入、支出、利潤及現金流量的概覽。透過自動化產生報告，企業可從會計工具蒐集資料，無須手動輸入數字即可定期編製報告。這讓追蹤預算及了解財務績效更為容易。

• 行銷報告

行銷報告顯示行銷活動在不同管道的成效。報告會追蹤網站造訪量、互動情形、電子郵件點擊次數及轉換情況，幫助團隊了解哪些內容能吸引客戶。自動化報告撰寫可將這些數字轉為定期更新，並協助找出需要改善之處。

• 商業智慧（BI）報告

BI 報告整合不同來源的資料，協助管理者做出明智決策。自動化報告撰寫會將這些資訊整理成圖表、儀表板及摘要，凸顯重要趨勢。團隊可運用這些洞察比較結果，並找出新的機會。

• 互動式報告

互動式報告讓使用者透過篩選器、圖表及可點擊元素探索資料，而非閱讀固定的摘要。他們可以查看特定細節、比較結果，並聚焦於所需資訊。透過自動化產生報告，這些報告可隨著新資料取得而保持更新。

Kimi Work 運用 AI agents 自動處理多步驟任務，讓定期產生報告更輕鬆快速。您可以提供資料、說明所需報告，讓它分析資訊、整理發現並編製結構化報告。其排程任務也可在設定的時間執行定期工作流程，減少重複手動操作相同步驟的需要。這能幫助團隊節省時間，並讓報告維持最新狀態。

• 自動產生定期報告

透過排程任務設定每日、每週或每月的報告工作流程。Kimi Work 會在指定時間自動執行預先定義的任務，讓定期報告保持最新，無須手動重新啟動流程。

• 從多個來源蒐集資訊

將 Kimi Work 連接至本機資料夾，並使用瀏覽器自動化功能從網站擷取資訊。它可從不同來源蒐集相關內容、整合發現，並將資訊整理成結構化的報告產生基礎。

• 存取已連接的資料來源與專業外掛程式

使用內建外掛程式及已連接的資料來源，從外部資料庫和服務擷取資訊，並在支援的情況下取得即時資料。生產力工具整合也可協助以團隊專用格式產生報告，例如 Notion 和 Feishu 文件；專業外掛程式則支援特定產業的報告需求，例如財務報告。

• 建立多種格式的報告

將蒐集的資訊與分析結果轉換為可直接使用的交付成果，包括 Word 文件、Excel 試算表及 PowerPoint 簡報。不同的輸出格式讓您更容易分享發現、呈現績效資料，並在團隊間傳達洞察。

• 檢視並最佳化報告工作流程

檢查已完成的任務結果、調整提示詞，並隨業務需求演變調整報告要求。您也可以依需求執行任務，測試其輸出結果，並在設定定期執行前進行改善。

Kimi Work 可依照簡單指示處理資料蒐集、分析及報告編製，讓自動化報告更容易。您可以根據報告需求設定工作流程，並排程定期執行。請依照以下步驟，使用 Kimi Work 建立第一個自動化報告工作流程。

步驟 1：開啟 Kimi Work 並進入排程任務

前往左側導覽面板中的「排程任務」，然後按一下「建立」。選擇符合您報告需求的設定方式：

• 手動模式： 自行設定報告任務，包括指示、執行排程、資料來源及工作流程需求。

• 對話模式： 說明您想產生的報告，Kimi Work 會依照您的指示建立工作流程。啟用前，請檢查並調整產生的設定。

步驟 2：讓 Kimi Work 處理並產生結果

告訴 Kimi Work 要蒐集哪些資訊、如何處理，以及最終報告應包含哪些內容。請指定資料來源、分析需求、報告期間、輸出格式和檔案儲存位置。

例如，您可以要求 Kimi Work：

• 從指定來源蒐集銷售、行銷或產業資料。

• 摘要整理相關文章、商業動態或研究發現。

• 分析試算表資料，找出重要指標和趨勢。

• 以 Word、PDF、Excel 或 Markdown 格式產生結構化報告。

• 將完成的報告儲存至指定資料夾。

指示越明確，Kimi Work 就越能穩定執行報告工作流程。

需求範例：

步驟 3：預覽並匯出報告

每次排程執行後，請在工作區中查看產生的報告。確認蒐集的資訊、計算結果和摘要是否符合需求。若需要不同的結果，請更新任務指示、調整報告排程或修改輸出格式。Kimi Work 會將更新後的設定套用至後續的排程執行。

自動化報表可協助企業管理資訊、追蹤績效並讓團隊掌握最新動態，不必花費數小時處理手動作業。它讓報告製作更快速、更一致，也更容易管理。以下是使用自動化報表的幾項主要優點。

• 節省時間，減少重複工作

手動準備報告需蒐集資料、核對數字並更新試算表。自動化報表能處理這些重複性工作，讓團隊有更多時間專注於重要事項，也讓定期報告更容易管理。

• 提高資料準確性

手動輸入資料和進行計算可能造成錯誤，尤其是在處理大量資訊時。自動化報表會透過預先定義的工作流程處理資料，以減少這類錯誤。這有助於企業建立更可靠的報告，並做出明智的決策。

• 及時提供商業洞察

等待他人準備報告，可能延誤重要決策。自動化報表會在有新資訊時或依排定時間提供定期更新，協助管理者及早發現變化，並更快因應問題或機會。

• 維持報告一致性

不同人員手動準備報告時，格式和計算方式可能有所差異。自動化報表會使用預先定義的範本和規則，以維持報告一致性，也能更容易比較不同團隊及報告期間的結果。

• 改善團隊協作

自動化報表讓您更容易與團隊成員和利害關係人分享資訊。報告可透過電子郵件、共用資料夾或儀表板傳送，讓所有人都能取得相同的更新資訊，協助團隊掌握狀況並保持一致。

• 擴大報告流程規模

隨著企業成長，資料量和報告需求也會增加。自動化報表系統可處理更大量的資料並產生多份報告，無須等比例增加手動作業量，因此更容易擴大報告流程。

• 強化資料治理與法規遵循

自動化報表可協助企業管理資料的蒐集、處理和分享方式。存取權限和稽核軌跡等功能可加強資料控管與責任歸屬。定期報告也讓企業更容易保存紀錄，並支援法規遵循需求。

建立自動化報表只是第一步。若要取得實用結果，企業還需著重資料品質、各份報告的目的，以及人員如何使用這些資訊。以下做法可讓自動化報表更有效。

• 先確立明確的報告目標

建立報告前，先決定要追蹤哪些資訊，以及這些資訊的重要性。選擇與業務目標相關、能回答特定問題的指標，讓報告保持聚焦，避免不必要的資料造成干擾。

• 優先確保資料品質

只有在背後資訊準確且完整時，自動化報表才有用。請定期檢查資料來源、移除重複項目，並修正缺漏或不正確的值。這有助於避免產生誤導性結果，並維持報告的可靠性。

• 使用標準化報告範本

為定期報告建立一致的範本，讓資訊每次都遵循相同結構。加入清楚的標題、相關圖表和摘要表格，使結果更容易理解。標準化格式也能更簡便地比較不同期間的績效。

• 依不同受眾調整報告內容

不同人員需要不同資訊，才能有效完成工作。管理者可能需要業務績效總覽，而個別團隊可能需要更詳細的指標。請調整報告內容和傳送方式，確保每個人都能收到與其職責相關的資訊。

• 讓報告精簡且可採取行動

避免在報告中塞入無助於決策的不必要數字或細節。應突顯重要發現、明顯變化及需要關注的事項，並提出清楚建議，讓讀者了解下一步應採取哪些行動。

• 保留人工監督

自動化可以蒐集並整理資訊，但人工審核仍然重要。請檢查計算結果、確認異常結果，並確保結論符合現有資料。定期審查也有助於發現問題，並隨著業務需求變化，讓報告工作流程維持適切性。

有效的報告，是將資料轉化為能支持更佳決策的洞見。自動化報告可協助企業維持一致的報告流程、減少重複性工作，並讓團隊依據最新資訊保持同步。透過合適的工作流程與工具，團隊能減少準備報告的時間，將更多心力用於理解結果的意義。Kimi Work 整合資料蒐集、分析與報告產生功能，讓定期報告更容易管理。